Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji

Data: 25-12-2012 r.

Jednym ze sposobów przechowywania danych jest utrwalenie ich na informatycznych nośnikach. Pamiętajmy, że zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej powinny być określone w polityce rachunkowości.

Wszelką dokumentację określającą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (np. formę komputerowych baz danych lub zbiorów) jedynie pod warunkiem stosowania ściśle określonych rozwiązań, np. stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych.

Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów powinien stanowić jeden z punktów polityki rachunkowości przyjętej w danej jednostce.

 

W polityce rachunkowości należy w szczególności opisać:

  • sposób prowadzenia wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
  • system przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - system informatyczny, tj. wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
  • procedury przyjęte w celu ochrony danych i ich zbiorów, w tym w szczególności:
  • metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
  • określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
  • zasady dostępu do zarchiwizowanych danych.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.),
  • Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).

Autor: Paweł Siwy, specjalista z zakresu finansów publicznych
Opracowanie redakcyjne: Sylwia Maliszewska

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego w 2016 r.

pobierz

Resort finansów wyjaśnia jak liczyć prewspółczynnik

pobierz

Przetwarzanie danych osobowych w urzędach

pobierz

Zasady udostępniania informacji publicznej. Obowiązki urzędów

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Suchecka

    al. Grunwaldzka 472D Lokal 1 Olivia Business Centre, Olivia Six (13. piętro), 80-309 Gdańsk

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 31954 )
Array ( [docId] => 31954 )

Array ( [docId] => 31954 )