Wszelką dokumentację określającą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób, chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (np. formę komputerowych baz danych lub zbiorów) jedynie pod warunkiem stosowania ściśle określonych rozwiązań, np. stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych.
Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów powinien stanowić jeden z punktów polityki rachunkowości przyjętej w danej jednostce.
W polityce rachunkowości należy w szczególności opisać:
- sposób prowadzenia wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- system przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - system informatyczny, tj. wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
- procedury przyjęte w celu ochrony danych i ich zbiorów, w tym w szczególności:
- metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
- określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- zasady dostępu do zarchiwizowanych danych.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
- Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.),
- Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
Autor: Paweł Siwy, specjalista z zakresu finansów publicznych
Opracowanie redakcyjne: Sylwia Maliszewska
