Jak rozliczać diety kierowców

Obowiązujące przepisy zawierają precyzyjną definicję podróży służbowej kierowcy, którą jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filię, przedstawicielstwo, oddział lub

• wyjazdu poza powyżej wskazaną miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.

Przy ustalaniu pobytu w delegacji przestało mieć zatem znaczenie określone w umowie miejsce pracy. Każda podróż służbowa odbywa się na polecenie przełożonego, nie ma natomiast obowiązku stosowania pisemnej formy polecania wyjazdu. Rozliczenia delegacji dokonuje się w oparciu o ustalone przepisy ogólne lub zakładowe. Do rozliczenia delegacji kierowca załącza rachunki, bilety i inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.

Aktualnym aktem prawnym regulującym wysokość oraz warunki ustalania należności związanych z podróżami służbowymi jest rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dotyczy ono wszystkich pracowników zatrudnionych w budżetówce i obowiązuje od 1 marca 2013 r. Pracodawcy sektora pozabudżetowego mogą ustalić warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w:

• układach zbiorowych,

• regulaminie wynagradzania lub

• zawartych umowach o pracę.

Z tytułu odbywanej podróży służbowej pracownik ma prawo do diet, które stanowią istotną część kosztów podróży. Wysokość diety nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta krajowa ustalona w przywołanym rozporządzeniu. Ilość diet ustala się na podstawie godziny rozpoczęcia i zakończenia delegacji (w podróży zagranicznej odbywanej drogą lądową od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju), które mogą wynikać z dokumentacji w zakresie czasu pracy (np. tachograf). Nie ma natomiast obowiązku dołączanie do rozliczenia delegacji tego rodzaju dokumentów.