Zapisy w regulaminie pracy dotyczące sposobu potwierdzania nieobecności

Pracodawca, chcąc unormować w regulaminie pracy nieobecności powinien pamiętać, że zarówno sposób, jak i termin usprawiedliwiania nieobecności nie może być mniej korzystny dla pracowników, niż wynika to z przepisów powszechnie obowiązujących. Pracownik, który nie może być obecny w pracy powinien pracodawcę uprzedzić o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Oczywiście ta zasada dotyczy przypadków przewidywalnych. W nagłych sytuacjach, których nie sposób przewidzieć, obowiązkiem pracownika jest niezwłoczne poinformowanie pracodawcy o nieobecności – nie później niż w drugim dniu.

Uwzględniając przepisy regulujące kwestie usprawiedliwiania nieobecności pracowników, mając na względzie zasadę, że regulacje wewnątrzzakładowe nie mogą być z nimi sprzeczne, pracodawca ma prawo zamieścić w regulaminie pracy zapisy przykładowej treści:

1. Obowiązkiem pracowników jest uprzedzenie pracodawcy o braku możliwości przybycia do pracy, jeżeli przyczyna jest wiadoma z góry lub możliwa do przewidzenia oraz o czasie przewidywanej nieobecności.
2. W przypadkach nagłych, w razie wystąpienia przyczyny uniemożliwiającej stawienie się w pracy, obowiązkiem pracownika jest niezwłoczne powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności oraz szacunkowym czasie jej trwania – nie później niż w drugim dniu tej nieobecności. Zawiadomienia w powyższym zakresie można dokonać osobiście, jak również za pośrednictwem innej osoby przy wykorzystaniu telefonu, korespondencji elektronicznej lub tradycyjnej.
3. Powyższy termin może nie być zachowany jedynie w sytuacji wystąpienia przypadków siły wyższej, w tym obłożnej choroby pracownika połączonej z brakiem osób mogących dokonać zawiadomienia.
4. Usprawiedliwianie nieobecności następuje poprzez przedstawienie stosownych dowodów. Obowiązkiem pracownika jest ich przedłożenie pracodawcy najpóźniej w dniu powrotu do pracy po okresie nieobecności.