Rozliczenie podatkowe wydatków na eksploatację auta

Data: 01-09-2013 r.

Sposób rozliczania wydatków ponoszonych na bieżącą eksploatację służbowego samochodu jest uzależniony od tego, czy pojazd jest własnością przedsiębiorstwa oraz, czy stanowi jego środek trwały, czy nie.

Rozliczając wydatki na eksploatację pojazdu firmowego, należy pamiętać, że muszą spełniać następujące warunki:

  1. powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania/zabezpieczenia źródła przychodu,
  2. nie mogą być wyłączone z kosztów w przepisach ustawy podatkowej (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT),
  3. muszą być prawidłowo udokumentowane.

W przypadku samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych firmy kosztami uzyskania przychodów są:

  • odpisy amortyzacyjne,
  • składki na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC),
  • składki na ubezpieczenie dobrowolne (AC),
  • wydatki związane z eksploatacją, czyli paliwo, naprawy, remonty, przegląd techniczny, opłaty parkingowe itp. w pełnej wysokości.

Odliczenie do pewnego limitu

W przypadku aut osobowych kosztem są tylko odpisy z tytułu zużycia w części ustalonej od wartości samochodu do równowartości 20.000 euro (przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu przekazania samochodu do użytku).

Wydatki na eksploatację auta

Jeżeli samochody nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych, kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki poniesione na ich bieżącą eksploatację, tylko do wysokości limitów określonych w przepisach. Aby zaliczyć wydatki do kosztów, trzeba prowadzić odpowiednią ewidencję przebiegu pojazdu.

Wydatki z tytułu używania pojazdów niebędących składnikami majątku nie są kosztami uzyskania przychodu, jeżeli przekraczają kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Aby móc zaliczyć wydatki do kosztów, oprócz ewidencji przebiegu pojazdów, należy posiadać dokumenty źródłowe potwierdzające te wydatki.Podatnik powinien prowadzić zestawienie przejechanych kilometrów i wydatków samochodowych.

Od 1 stycznia 2013 r. nie trzeba już zamieszczać na fakturze dokumentującej sprzedaż paliwa numeru rejestracyjnego pojazdu. Wystawca faktury może je zamieścić, jeśli te dane są istotne dla niego lub kontrahenta.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki związane z używaniem samochodu na potrzeby firmy, ale tylko do wysokości limitu tzw. kilometrówki. Do wydatków związanych z bieżącą eksploatacją zalicza się koszt: benzyny, olejów, smarów, napraw, części zamiennych, serwisowania, przeglądu, wymiany opon, opłat parkingowych, garażowania itp.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu są ustalane na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Stawki są ustanowione przy uwzględnieniu pojemności silnika.Obecnie wynoszą:

  • 0,5214 zł − przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł − przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Bieżące wydatki na eksploatację auta niebędącego środkiem trwałym firmy rozlicza się do wysokości obowiązującego limitu, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Rozlicza się je w danym roku podatkowym. Limit kosztów wynikających z tzw. kilometrówki odnosi się do całego roku podatkowego. W danym miesiącu można odliczyć koszty maksymalnie do wysokości limitu. Muszą to być jednak realnie poniesione wydatki.

Przepisy nie określają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu. Elementy, które musi zawierać, to:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny samochodu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd−dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  • podpis podatnika i jego dane.

VAT od wydatków na eksploatację

Od zakupionego paliwa, oleju napędowego oraz gazu nadal nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W takiej sytuacji nieodliczony VAT można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT podatek naliczony jest kosztem w tej części, w której podatnikowi nie przysługuje obniżenie lub zwrot różnicy VAT.

W przypadku innych zakupów związanych z bieżącym użytkowaniem (np. usług serwisowych, przeglądów, napraw, zakupu części zamiennych itp.) prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, jeśli jest spełniony podstawowy warunek konieczny do dokonania odliczenia. Można dokonać odliczenia VAT, jeżeli firma wykorzystuje samochód do świadczenia czynności podlegających opodatkowaniu.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »
Array ( [docId] => 32328 )
Array ( [docId] => 32328 )