Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Ustawa nie określa dokładnie, ile czasu zamawiający powinien dać wykonawcy na uzupełnienie dokumentów, jednak w orzecznictwie podkreśla się, iż termin ten musi być wystarczający by realnie umożliwiać wykonawcy uzupełnienie dokumentów.
Pamiętać należy, iż dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na dzień otwarcia ofert. Oznacza to zatem, iż niektóre dokumenty mogą być wystawione po dniu otwarcia ofert, ale również że nie wszystkie dokumenty można uzupełnić. Jeśli zamawiający wymaga załączenia do oferty zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego, a wykonawca dopiero po wezwaniu do uzupełnienia dokumentów wystąpi o takie zaświadczenie, nie udowodni że spełniał warunki udziału na dzień otwarcia ofert, gdyż dokument ten potwierdza brak zaległości na dzień jego wydania.
Należy pamiętać, iż do uzupełnienia dokumentów wzywa się tylko jeden raz. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, by zamawiający wezwał następnie do uzupełnienia innego dokumentu, co do którego nabrał wątpliwości.
