Należy pamiętać, iż obowiązkiem zamawiającego, w przypadku gdy decyduje się na przeprowadzenie postępowania o zamówieni publiczne w trybie zapytanie o cenę, jest dokonanie rzetelnego badania rynku. Należy bowiem ustalić liczbę potencjalnych wykonawców oraz ich ewentualne powiązania kapitałowe i personalne. Ich istnienie może doprowadzić do zmowy cenowej.
Wykonawców nie może być mniej nić pięciu
Wykonawcy, których zaproszono do składania ofert muszą w ramach prowadzonej przez nich działalności świadczyć usługi bądź dostawy będące przedmiotem zamówienia. Poza tym liczba oferentów występujących w procedurze musi zapewniać konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Nie może ona jednak być mniejsza niż pięć.
Warunki, jakie należy spełnić przeprowadzając postępowania w trybie zapytania o cenę
Należy spełnić łącznie dwa warunki:
- przedmiotem zamówienia muszą być dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych,
- wartość zamówienia nie może przekraczać progów unijnych (art. 70 ustawy Prawo zamówień publicznych).
A zatem przedmiotem zamówienia publicznego mogą być tylko dostawy lub usługi popularne i łatwe do zdobycia. Ponadto zamawiane dobra mają mieć ustalone standardy jakościowe. Powinny mieć one zatem charakter typowy, a nie zindywidualizowany oraz dające się porównać z innymi produktami np. pod względem jakości, funkcjonalności, czy też posiadanych parametrów. Jedyną cechą, którą dane dostawy bądź usługi mogą się różnić jest cena, która jednocześnie jest jedynym kryterium oceny ofert.