W razie nadpłaty zasiłku chorobowego dokumenty rozliczeniowe należy skorygować za każdy miesiąc, w którym rozliczono zasiłek w wysokości wyższej niż należna. Trzeba również dopłacić należne składki na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami liczonymi od terminu opłacenia składek za dany miesiąc do daty zapłaty włącznie.
W deklaracji rozliczeniowej zakład pracy, czyli płatnik składek rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jeżeli jest zobowiązany do wypłacania zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych, to również rozlicza je w deklaracji rozliczeniowej.
Rozliczenie składek i rozliczenie zasiłków, wypłaconych w danym miesiącu kalendarzowym, dokonywane jest w jednej deklaracji rozliczeniowej. Zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie nie podlegają rozliczeniu na poczet składek.
Obowiązki płatnika składek
Płatnik składek ma obowiązek złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Raport ten należy złożyć w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości. Łącznie z raportem korygującym płatnik składek jest zobowiązany do złożenia deklaracji rozliczeniowej korygującej w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Takie same zasady obowiązują w przypadku korekty nadpłaconych świadczeń wypłaconych ubezpieczonemu, a tym samym w zakresie prawidłowego rozliczenia składek.
Oznacza to konieczność skorygowania imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA za ubezpieczoną, w przypadku której została stwierdzona wypłata zasiłku w zawyżonej wysokości z winy zakładu pracy oraz korekty w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, do której został dołączony raport - z uwzględnieniem prawa do rozliczenia w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne świadczeń w prawidłowej wysokości.
Jeżeli nadpłata dotyczy więcej niż jednego miesiąca, korekta powinna dotyczyć każdego miesiąca.
Termin na przekazanie korekty
Płatnik składek dokonuje rozliczenia należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń w terminach określonych w ustawie systemowej. W tym samym terminie dokonuje również wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy, wykazanych w deklaracji rozliczeniowej, i kwotą wypłaconych ubezpieczonym świadczeń oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia za wypłatę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.
W przypadku skorygowania na mniejszą kwoty wypłaconych zasiłków zwiększa się kwota składek do zapłaty. Jeżeli płatnik w obowiązującym terminie wpłacił kwotę wynikającą z pierwszej deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc kalendarzowy, to po skorygowaniu deklaracji i zwiększeniu kwoty składek do zapłaty, ma obowiązek dopłaty należnych składek wraz z odsetkami.
Koniecznie odsetki na konto ZUS
Od nieopłaconych w terminie składek płatnik składek ma obowiązek obliczyć odsetki za zwłokę i przekazać je na konto ZUS. Odsetki za zwłokę finansowane są w całości z własnych środków płatnika składek. Nie jest przy tym istotna przyczyna, która miała wpływ na powstanie zaległości w opłaceniu składki na ubezpieczenie społeczne, a zatem konieczność naliczania odsetek wynika z faktu powstania zaległości.
Podstawa prawna: art. 41 ust. 6 i 7a, art. 46 ust. 1, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).
Agnieszka Maciejewska
Zobacz także:
