W trakcie tego rodzaju urlopów stosunek pracy, a tym samym obowiązek ubezpieczeń z tego tytułu, ulega swoistemu zawieszeniu. Trzeba jednak podkreślić, że mimo iż pracownik nie podlega wówczas ubezpieczeniom, płatnik nie musi wyrejestrowywać go z ubezpieczeń wraz z rozpoczęciem urlopu i ponownie do nich zgłaszać po jego zakończeniu.
Stosowną informację pracodawca przekazuje do ZUS za pomocą formularza ZUS RSA, który służy do wykazywania m.in. przerw w opłacaniu składek, a urlop bezpłatny stanowi taką właśnie przerwę. Jako kod świadczenia/przerwy (pole 02 w bloku III.B. i dalszych) wpisuje się symbol „111” informujący o przerwie w opłacaniu składek spowodowanej urlopem bezpłatnym.
Jeżeli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym przez cały miesiąc kalendarzowy, pracodawca składa za niego tylko raport ZUS RSA. Natomiast jeśli rozpoczęcie lub zakończenie urlopu następuje w trakcie miesiąca, pracownik musi być też wykazany na druku ZUS RCA.
Urlop bezpłatny na przełomie miesiąca
Zdarza się, że w sytuacji gdy urlop bezpłatny przypada na przełom miesiąca kalendarzowego płatnicy wykazują go w jednym raporcie ZUS RSA. Jest to postępowanie nieprawidłowe, ponieważ okresy przerw w opłacaniu składek spowodowane m.in. tym urlopem muszą być wykazywane w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport.
Pracownikowi udzielony został urlop bezpłatny w okresie od 14 stycznia do 9 lutego 2014 r. Urlop ten płatnik wykazał w raporcie ZUS RSA składanym za styczeń, podając jako okres przerwy datę od 14.01.2014 do 09.02.2014 oraz cyfrę 27 jako liczbę dni.
Urlop ten powinien być natomiast wykazany w następujący sposób:
- w raporcie ZUS RSA składanym za styczeń z datą od 14.01.2014 do 31.01.2014 i cyfrą 18 jako liczbą dni,
- w raporcie ZUS RSA składanym za luty z datą od 01.02.2014 do 09.02.2014 i cyfrą 9 jako liczbą dni.
Ponadto pracownik powinien być wykazany w raportach ZUS RCA, w których rozliczone zostaną składki od wynagrodzeń wypłaconych za dni przepracowane w każdym z tych dwóch miesięcy.
Podstawa prawna: ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).
Andrzej Wilczyński
Zobacz także:
