Przykład:
Jeden z naszych pracowników od 2008 r. był zatrudniony na umowę o pracę na 1/2 etatu z wynagrodzeniem minimalnym. W połowie 2011 r. podpisaliśmy z tym pracownikiem drugą umowę o pracę na cały etat (do celów dotacji UE). Od połowy 2011 r. z tych dwóch umów miał 3/2 etatu. Pracownik ZUS poprosił o przesłanie im drugiej umowy o pracę (która stanowi o tym, że łącznie jest on zatrudniony na 3/2 etatu). Na podstawie jakich przepisów mam udostępniać umowę o pracę pracownikowi ZUS? Do czego ZUS-owi jest potrzebny wymiar etatu, jeżeli składki są liczone od kwoty brutto, a nie od etatu, wysokość emerytury również liczy się od zarobionej kwoty, a nie od etatu?
Odpowiadając na powyższe pytania, należy stwierdzić, że inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. W związku z tym płatnik składek ma obowiązek udostępnić ZUS wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u niego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
ZUS może również żądać przedstawienia przez płatnika składek określonych dokumentów w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym. Potwierdza to wyrok z 14 listopada 2006 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (III SA/Wa 1929/06).
Jeżeli płatnik składek ma wątpliwości co do tego, czy ZUS ma prawo żądać od niego określonych dokumentów, może zwrócić się do ZUS o wskazanie podstawy prawnej takiego żądania.