Pracodawca, który przez pomyłkę zawyżył podstawę wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi, doprowadził do bezpodstawnej wypłaty świadczenia. Oznacza ona, że płatnik ma zaległość wobec ZUS.
Zdarza się, że pracodawca popełnia błąd i wypłaca pracownikowi wyższą kwotę zasiłku niż należna. Jeżeli tak się stanie na skutek nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku poprzez jej zawyżenie, w konsekwencji dochodzi do bezpodstawnej wypłaty świadczenia.
Ponieważ zasiłki są finansowane ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, wypłacający je pracodawca wlicza je w ciężar składek. Czyli potrąca z kwoty, którą powinien opłacić w danym miesiącu do ZUS. Jeżeli na przykład pracodawca za dany miesiąc powinien wpłacić 20 000 zł tytułem składek na ubezpieczenia społeczne i w tym miesiącu wypłacił 2000 zł zasiłków, wtedy do ZUS wpłaca 18 000 zł. Rozliczenie to wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA składanej za miesiąc, w którym wypłacił zasiłki.
Pracodawca, który wcześniej wykazał zawyżony zasiłek i tę kwotę potrącił z bieżących należności wpłacanych do ZUS, ma zaległość wobec ZUS
W związku z tym musi:
- złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące, wykazując prawidłową kwotę zasiłku (tj. raport korygujący ZUS RSA oraz deklarację korygującą ZUS DRA za miesiąc wypłaty zasiłku),
- opłacić powstałą zaległość z tytułu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
W takiej sytuacji pracownik uzyskał zawyżony zasiłek. Bez jego zgody pracodawca może potrącić nadpłaconą kwotę tylko w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia, po zawyżonej wypłacie. W innym przypadku potrzebna jest pisemna zgoda pracownika na potrącenie. Jeżeli pracownik zwróci nienależnie otrzymaną kwotę, powinien to zrobić w kwocie brutto.
Płatnik składek ZUS musi rozliczyć się również z zaliczki na podatek
Często podatnik dokonuje zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu. W takich sytuacjach, przy ustalaniu wysokości zaliczek, pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanego zwrotu, łącznie z pobraną zaliczką.
W niektórych przypadkach trzeba będzie złożyć korektę ZUS
Może się zdarzyć, że pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby, a okazało się, że niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych.
Podstawa prawna:
- art. 41 ustawy o PIT,
- art. 87 § 7 Kodeksu pracy,
- art. 41, 46 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.)
Autor: Katarzyna Mrożek - specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Opracowanie redakcyjne: Renata Kajewska
Zobacz także:
