Ponieważ zasiłki są finansowane ze środków FUS, wypłacający je pracodawca wlicza je w ciężar składek, czyli potrąca z kwoty, którą powinien opłacić w danym miesiącu do ZUS. Jeżeli na przykład pracodawca za dany miesiąc powinien wpłacić 20 000 zł tytułem składek na ubezpieczenia społeczne i w tym miesiącu wypłacił 2000 zł zasiłków, do ZUS wpłaca 18 000 zł. Rozliczenie to wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA składanej za miesiąc, w którym wypłacił zasiłki.
Obowiązki pracodawcy wobec ZUS
Pracodawca, który wcześniej wykazał zawyżony zasiłek i tę kwotę potrącił z bieżących należności wpłacanych do ZUS, ma zaległość wobec ZUS. W związku z tym musi:
- złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące, wykazując prawidłową kwotę zasiłku (tj. raport korygujący ZUS RSA oraz deklarację korygującą ZUS DRA za miesiąc wypłaty zasiłku),
- opłacić powstałą zaległość z tytułu składek wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
W takiej sytuacji pracownik uzyskał zawyżony zasiłek chorobowy lub zasiłek macierzyński. Bez jego zgody pracodawca może potrącić nadpłaconą kwotę tylko w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia, po zawyżonej wypłacie. W innym przypadku potrzebna jest pisemna zgoda pracownika na potrącenie. Jeżeli pracownik zwróci nienależnie otrzymaną kwotę, powinien to zrobić w kwocie brutto. Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości zaliczek pracodawca odejmuje od dochodu kwotę dokonanego zwrotu, łącznie z pobraną zaliczką.
