Szkolenia należy dokładnie przygotowywać nie tylko wtedy, gdy opracowujemy nowy temat, lecz również przed każdym szkoleniem z tematu, z którym mamy już doświadczenie. Wielu szkoleniowców nie docenia jednak tego etapu. Grupa docelowa nigdy nie jest taka sama: uczestnicy, którzy pracują w tej samej firmie, mają różne doświadczenia, potrzeby i poziom wiedzy. Za każdym razem należy dostosować treści do grupy, a czasami spontanicznie zmienić przebieg ćwiczeń podczas przerwy. Może się bowiem zdarzyć, że grupa ma problem z tematem, który w programie szkolenia nie został zbyt rozbudowany (np. był już wcześniej omawiany na szkoleniu prowadzonym przez inną osobę) i spontanicznie trzeba zmienić to ćwiczenie, aby ten temat dokładniej omówić. Żeby jednak móc to zrobić, musimy być na tę ewentualność przygotowani. Bycie elastycznym podczas szkolenia bhp jest bardzo ważne – jeśli bowiem zignorujemy potrzeby grupy, motywacja uczestników może spaść. Dobre przygotowanie umożliwi nam przeprowadzenie szkolenia w różnych warunkach. Warto przeanalizować sobie również techniczne i organizacyjne aspekty, jak np.:
- Co zrobię, jeśli liczba uczestników będzie większa niż deklarowana, a dowiem się o tym 5 minut przed szkoleniem?
- Czego potrzebuję, aby móc dobrze przeprowadzić szkolenie?
- Co zrobię, jeśli nastąpią techniczne problemy, np. rzutnik lub komputer nie będą działały?
- Co mogę zrobić, aby móc dobrze przeprowadzić szkolenie w tych warunkach i nie opóźniać rozpoczęcia?
- Jakich materiałów szkoleniowych potrzebuję (podręczniki, pisaki, puste kartki, wizytówki, długopisy, gry)?
- Kto jest osobą kontaktową, gdyby pojawiły się problemy techniczne lub nie można było znaleźć miejsca odbywania się szkolenia?
- Czy mam zapisane w telefonie wszystkie niezbędne numery i zanotowane potrzebne adresy?
- Czego potrzebuję do ćwiczeń? Jakie środki ochrony i ubranie należy zabrać ze sobą (przy wykonywaniu ćwiczeń w terenie)?
- Co zrobię, jeśli wszystkie założone w programie tematy i zadania zostaną wykonane, a zostanie nam czas?
