Ochrona arkusza w Excelu

Jednym ze sposobów ochrony arkuszy Excela jest skorzystanie z narzędzi znajdujących się na karcie Recenzja w grupie Zmiany. Pozwalają one na ochronę poszczególnego arkusza (Chroń arkusz) lub całego skoroszytu (Chroń skoroszyt).

Rysunek 1. Grupa Zmiany z zaznaczonymi przyciskami omówionymi w tekście

Aby ochronić przed zmianami dany arkusz:

1. Przełączmy się na arkusz, którego edycję chcemy wyłączyć.

2. Na karcie Recenzja w grupie Zmiany wciśnijmy przycisk Chroń arkusz.

3. W nowym oknie wpisujemy hasło, które użytkownik będzie musiał wpisać aby móc edytować arkusz.

4. W polu Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na możemy określić jakie czynności użytkownik będzie mógł wykonywać nawet nie podając hasła.

Możemy więc np. ograniczyć możliwość modyfikowania danych ale pozwolić na ich wygodne przeglądanie, zaznaczając takie opcje jak: Sortowanie, Używanie Autofiltru czy Używanie raportów w formie tabeli przestawnej.

Rysunek 2. Okno Chronienie arkusza z wybranymi czynnościami dozwolonymi bez podawania hasła

5. Po kliknięciu OK musimy podać hasło jeszcze raz.

Gotowe – nasz arkusz jest zabezpieczony. Próba edycji komórki zakończy się prośbą o podanie hasła odblokowującego.

Analogicznie ochronimy cały skoroszyt za pomocą przycisku Chroń skoroszyt.

Przed chwilą nauczyliśmy się blokować cały arkusz i skoroszyt, wprawdzie w zakresie różnych czynności (operacji) ale jednak odnoszących się do każdej poszczególnej komórki. A co jeżeli chcemy użytkownikowi zezwolić na edycję pojedynczych komórek?

Przede wszystkim upewnijmy się, że nasz arkusz aktualnie nie jest chroniony. Świadczy o tym obecność przycisku Chroń arkusz (a nie Nie chroń arkusza) oraz – przede wszystkim – możliwość kliknięcia przycisku po prawej stronie Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów. Właśnie ten przycisk wciśnijmy a następnie:

1. W nowym oknie widzimy pustą listę zakresów komórek, które są dostępne do edycji użytkownika nawet wówczas gdy arkusz jest chroniony.

2. Wciskamy przycisk Nowy.

3. Nadajemy nazwę naszemu zakresowi komórek (np. Niechronione1) i wpisujemy w polu Odwołuje się do komórek zakres komórek niechronionych.

Komórki możemy określić przez wpisanie zakresu (np. =$A$1+B2:C15) jak i posłużyć się przyciskiem z prawej strony pola aby wygodnie „narysować zakres”.

Rysunek 3. Dodaliśmy niechroniony zakres o nazwie Rozstęp1 dotyczący dwóch komórek: E22 i F22.

4. Pole Hasło zakresu pozostawiamy puste, chyba że chcemy aby te komórki były edytowane za pomocą innego hasła niż hasła, za pomocą którego jest chroniony cały arkusz. Pozwala to na różnicowanie uprawnień użytkowników arkusza.

5. Klikamy dwukrotnie przyciski OK.

Innym sposobem na blokowanie komórek przed edycją jest skorzystanie z formatowania poszczególnych komórek. Pozwala to na odwrotne podejście do tematu: nie ochrona całego arkusza i wyjątki dla komórek ale blokowanie tylko niektórych komórek i dopuszczenie edycji pozostałych.

Rozwiązanie to nie pozwala jednak na zahasłowanie dostępu do komórek. Każdy użytkownik będzie mógł zdjąć taką blokadę. Służy więc ona nie tyle uniemożliwieniu zmiany zawartości komórek co ograniczeniu prawdopodobieństwa przypadkowej (omyłkowej) modyfikacji ich treści.

Aby zablokować możliwość edycji poszczególnych komórek:

1. Zaznaczmy komórki, które chcemy zablokować.

2. Wciśnijmy prawy klawisz myszy na zaznaczonym zakresie i z menu kontekstowego wybierzmy Formatuj komórki

3. Na karcie Ochrona zaznaczamy pole Zablokuj i wciskamy OK.

Rysunek 4. Okno formatowania komórek z zakładką Ochrona i zaznaczoną funkcją blokowania komórki przed edycją