Pracodawca, zakładając pracownikowi firmowe konto pocztowe, powinien jasno określić, czy wykorzystywanie go do celów prywatnych jest zabronione. Taki zapis może znaleźć się w regulaminie pracy czy osobnym oświadczeniu podpisanym przez pracownika.
Ponieważ Sąd Najwyższy orzekł, że w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego pracownika z powodu wykorzystywania przez niego służbowego sprzętu do celów prywatnych, nie może być jednorazowe zdarzenie. Tak więc przed podjęciem decyzji o skierowaniu przeciwko pracownikowi kroków prawnych należy zgromadzić odpowiedni materiał dowodowy. Dowody powinny wskazywać na długotrwały (tj. powtarzający się) charakter naruszeń. Mogą nimi być logi serwera, zrzuty ekranu komputera czy same wiadomości e-mail.