Pracodawca może odmówić zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika 

Data: 14-09-2013 r.

Zmiana wyznaczonego przez pracodawcę środka transportu, bez porozumienia z szefem, jest niewypełnieniem polecenia służbowego. Może więc być podstawą do odmowy zwrotu kosztów przejazdów faktycznym środkiem lokomocji.  

W momencie delegowania pracownika w podróż służbową, to pracodawca określa środek transportu, którym podwładny będzie się przemieszczał. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. Pracodawca może narzucić pracownikowi rodzaj i klasę środka lokomocji (np. pociągu lub samolotu).

Z tytułu przejazdów pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Zwrot kosztów obejmuje cenę przejazdu, wraz z opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami); uwzględnia się także przysługujące pracownikowi ulgi.

W przypadku biletowanych środków transportu przysługuje pełna refundacja, zgodnie z okazanymi przez pracownika dowodami. Jeżeli pracownik nie wylegitymuje się biletami czy fakturami potwierdzającymi wydatek na przejazd w tę i z powrotem, może wypisać oświadczenie, w którym uzasadni brak dowodów (np. zagubienie, kradzież) i poda wysokość wydatku. Pracodawca może wypłacić należność na tej podstawie.

Na wniosek pracownika pracodawca może także zgodzić się na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi wolno zatem jechać takim środkiem transportu tylko wtedy, pracodawca wyrazi na to zgodę.

W przypadku niewypełnienia polecenia przez pracownika, pracodawca może zwrócić mu albo koszt biletów na danej trasie, zgodnie z wcześniejszymi wytycznymi, albo według kilometrówki. Pracodawca może wybrać korzystniejszą dla siebie opcję. Może się np. okazać, że podróż samochodem była tańsza niż koleją czy autobusem. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwać zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów (według zapisu w ewidencji przebiegu pojazdu, którą musi prowadzić zatrudniony), przez stawkę za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 25820 )
Array ( [docId] => 25820 )

Array ( [docId] => 25820 )