Gdy przedstawiciele spółki z o.o. zdecydują się, aby siedziba firmy była patrolowana przez agencję ochrony, warto sprawdzić, czy wynajęci fachowcy mają odpowiednie uprawnienia. Legalnie działająca firma ochroniarska, która świadczy usługi w zakresie ochrony osób i mienia musi posiadać ważną koncesję. Decydujące znaczenie ma precyzyjna umowa określająca sposób świadczenia takich usług.
W umowie trzeba przede wszystkim ustalić, na czym będzie polegało świadczenie usług ochrony. Przykładowo należy zapisać, że chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa zakładu produkcyjnego, magazynów, garaży wraz z przyległym terenem przez całą dobę. Warto przy tym szczegółowo ustalić, że w takim przypadku od poniedziałku do piątku, w godzinach 6.00–20.00, nad bezpieczeństwem będzie czuwać trzech pracowników ochrony. Natomiast w godzinach 20.00–6.00, a także w soboty i niedziele – będzie to dwóch pracowników agencji ochrony.
Dodatkowe czynności
Korzystny dla spółki zamawiającej
usługi ochrony będzie zapis przyznający jej prawo do podjęcia decyzji o
doraźnej zmianie dni lub godzin. W takiej sytuacji konieczne jest
również określenie, z jakim wyprzedzeniem przedsiębiorca musi powiadomić
agencję o tego rodzaju zmianach. W praktyce kontrakty często
przewidują, że takie powiadomienie powinno nastąpić z 24-godzinnym
wyprzedzeniem. Wówczas agencja ochrony ma obowiązek wykonania decyzji
podjętej przez usługobiorcę. Ponieważ wprowadzenie zmian wymaga
wykonania dodatkowych czynności, warto więc ustalić wysokość dodatkowego
wynagrodzenia dla usługodawcy. Zakres czynności oraz odpowiednio
określone za ich wykonanie stawki powinny być wyraźnie zawarte w umowie.
Grupa interwencyjna
Warto również zapisać w kontrakcie, że przez całą dobę będzie stosowany monitoring w postaci systemów sygnalizujących włamania, pożary czy inne nadzwyczajne zdarzenia. Gdy wystąpią te zagrożenia, wówczas będzie musiała natychmiast przyjechać grupa interwencyjna z agencji ochrony. W takim przypadku niezbędne jest umowne określenie, w jakim czasie musi nastąpić dojazd grupy interwencyjnej do danego obiektu. Decydują o tym strony umowy. Mogą ten czas ustalić na 10 czy 15 minut.
Zamawiający powinien też zastrzec w umowie możliwość zastosowania kar, jeżeli w praktyce by się okazało, że grupa interwencyjna nie dotarła na czas do chronionego obiektu.
Zmiany w umowie
W kontrakcie warto także przewidzieć możliwość dokonywania zmian w jego treści. Często stosowany jest zapis, że zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie, pod rygorem nieważności takiej modyfikacji.
Także ewentualne zmiany treści załączników do umowy – przykładowo instrukcji dotyczącej harmonogramu świadczenia usług ochrony – powinny następować w formie pisemnej, potwierdzonej przez uprawnionych przedstawicieli stron.
Krzysztof Tomaszewski, ekspert z zakresu prawa gospodarczego
Zobacz także:
