Norma jakości a efektywność przedsiębiorstwa

Postępowanie zgodnie z Normą oznacza podejmowanie przez przedsiębiorstwo działań prewencyjnych, zamiast biernego oczekiwania na to, co się wydarzy i podejmowania dopiero wówczas działań naprawczych.

Przykładem takich nadmiarowości, wpływającej na niską efektywność procesów, może okazać się niepotrzebne poprowadzenie procesu przez zbyt wiele jednostek organizacyjnych, wymagające zaangażowania zbyt wielu zasobów w ich realizację. Przykładem tego może być proces akceptacji kosztów podróży pracowników, który może wymagać w niektórych przedsiębiorstwach wielu podpisów. Oczywiście, dzięki takiej realizacji tego procesu zapewnione zostaje dokładne prześwietlenie każdego wydatku – ale czy aż 6 lub więcej osób powinno czuwać nad tym? Zarówno osoby, które muszą złożyć pod dokumentem swój podpis, jak również te osoby, które muszą takie podpisy zdobyć tracą mnóstwo cennego czasu, nie wnosząc żadnej wartości dodanej do efektywności całego przedsiębiorstwa. Przez to także cały proces staje się mało efektywny i kosztowny – niepotrzebnie kosztowny z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Zamiast tego lepiej byłoby poprowadzić proces w taki sposób, aby na dokumencie musiały znaleźć się na przykład 2 kluczowe podpisy, wystarczające do zdobycia pewności, że wszystko zostało zweryfikowane i jest w należytym porządku. Z pewnością w każdej organizacji można znaleźć takie 2 osoby lub jednostki organizacyjne (na przykład bezpośredni przełożony oraz księgowość), mogące z powodzeniem zastąpić 6 lub więcej osób, które dotychczas były zaangażowane w proces akceptacji. Efektem takiej optymalizacji będzie z pewnością zagwarantowanie skuteczności, ale przede wszystkim zwiększenie efektywności procesu – przy zachowaniu wymagań dotyczących dokumentowania i gwarantowania jego jakości.

Niestety w wielu przypadkach nadal zdaje się obowiązywać stereotyp myślenia o systemie jakości, według którego jest to zbędne ‘biurokratyzowanie’ firmy. Wiele kojarzy taki system raczej z księgą jakości, procesami, procedurami, dokumentacją – a więc rzeczami, które zajmują dużo czasu, przynoszą mało widoczny na pierwszy rzut oka efekt, a przy okazji sporo kosztują. W wielu przypadkach niestety jest to prawda ponieważ wielokrotnie dokumentacja systemu zarządzania jakością powstaje jedynie dla… samego powstania.

Znane są przypadki, w których firmy starały się o wdrożenie systemu zarządzania jakością jedynie po to, aby uzyskać stosowny certyfikat i móc wystartować w przetargu na inwestycję – ponieważ takie było oczekiwanie zamawiającego.

Inne jeszcze skojarzenia budzi system zarządzania jakością wśród tych, którzy twierdzą, że już samo słowo ‘system’ oddaje jego naturę i cele – chodzi mianowicie o usztywnienie sposobu działania przedsiębiorstwa, ubranie go w pewne ramy, zmniejszenie pewnej dowolności. Według krytyków systemów zarządzania jakością to także jest argument przemawiający przeciwko wdrażaniu jakichkolwiek formalnych systemów jakości – niepotrzebnie ograniczają one swobodę działania równoznaczną według takich osób z możliwością elastycznego dopasowania się do zmieniających się nieustannie wymagań rynku. Według tego sposobu rozumowania, system zarządzania jakością kojarzony jest z czymś, co w znacznym stopniu ogranicza właśnie tę swobodę i elastyczność.

Efektywność organizacji to kluczowy czynnik pozwalający jej na przetrwanie. Z tego też powodu wdrażanie jakiegokolwiek systemu zapewnienia jakości musi być realizowane w sposób uwzględniający oczekiwania co do wyników działania. Koszty związane z wdrożeniem systemu muszą być porównywane z osiąganymi wynikami działań. Należy jednak podkreślić, że praktyka dostarcza wiele przykładów potwierdzających tezę, że dobrze zorganizowany system zarządzania jakością może być efektywny.