W § 5 ust 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wskazano, że w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Dokument ten może stanowić podstawę do pociągnięcia pracownika do daleko nawet idącej odpowiedzialności w razie, gdy pracodawca wykryje, że zawiera on nieprawdę. W skrajnych przypadkach możemy mówić wręcz o podejrzeniu popełnienia przestępstwa związanego z wyłudzeniem – niekiedy bardzo dużej – kwoty nienależnych świadczeń.
Warto więc wprowadzić do zapisów regulaminu wynagradzania:
- wyraźne zobowiązanie do składania tego rodzaju oświadczeń po powrocie z każdej podróży służbowej,
- jednoczesną informację dla pracowników, że oświadczenia będą wyrywkowo weryfikowane i w razie wykrycia nieścisłości pracownicy będą pociągani do odpowiedzialności.