Dostęp do danych osobowych pacjenta wymaga specjalnego upoważnienia

Pacjent ma prawo do zachowania w tajemnicy, przez osoby wykonujące zawód medyczny i udzielające mu świadczeń zdrowotnych, informacji z nim związanych, a uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu medycznego. Takie rozwiązania reguluje ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Osoby wykonujące zawód medyczny są zobowiązane zachować w tajemnicy informacje związane ze stanem zdrowia pacjenta.

Wgląd do danych osobowych jest możliwy, gdy:

• zachowanie tajemnicy może stanowić niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia pacjenta bądź innych osób,
• zachodzi potrzeba przekazania niezbędnych informacji o pacjencie związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych innym osobom wykonującym zawód medyczny, uczestniczącym w udzielaniu tych świadczeń
• pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy wyraża zgodę na ujawnienie tajemnicy

Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone osoby przeszkolone, zobowiązane do zachowania tajemnicy i posiadające odpowiednie upoważnienie nadane przez administratora danych. Nadając upoważnienia do przetwarzania danych należy jednak precyzyjnie określić, co przysługuje osobie upoważnionej.

Poza administratorem danych osobowych ( ewentualnie dyrektorem medycznym), wszyscy pozostali pracownicy i współpracownicy, osoby gwarantujące świadczenia opieki zdrowotnej, jak i administracja, muszą mieć stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pacjenta.

Każda z tych osób powinna wiedzieć, co i z jakimi danymi może robić, gdyż każda z nich ma inny zakres uprawnień. Nie ma jednak obligatoryjnego wzoru upoważnienia. Na pewno powinno zawierać takie elementy jak imię i nazwisko osoby upoważnionej, stanowisko i miejsce zatrudnienia, zakres uprawnień.

Warto nadać w takim upoważnieniu identyfikator, jakim użytkownik będzie posługiwać się w systemie informatycznym oraz zamieścić odpowiednią klauzulę o znajomości i przestrzeganiu zasad i przepisów ochrony danych, a także deklarację zachowania tajemnicy. Bezwzględnie należy prowadzić ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych pacjenta. To pozwoli bezpiecznie zarządzać dokumentacją pacjentów.

Jeśli decydujemy się na outsourcing obsługi informatycznej i wdrożenie prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej należy konstruować odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych. Powinny zapewniać danym administratora odpowiednią dalszą ochronę, a procesor musi wiedzieć, jakie dane, w jakim celu i w jakim czasie może przetwarzać.