Jak przetwarzać wrażliwe dane osobowe pacjentów w rejestracji

Będąc kierownikiem placówki medycznej musisz podjąć działania zapewniające, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji mają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Do przetwarzania danych możesz dopuścić wyłącznie osoby z upoważnieniem nadanym przez administratora danych. Forma upoważnienia może być różna. Może być na przykład częścią umowy o pracę lub zakresu obowiązków. Upoważnienia może też wydawać osoba, której – jako administrator danych – udzielisz pełnomocnictwa w tym obszarze. Pamiętaj jednak, że upoważnienie musi mieć formę pisemną i być czynnością prawną.

Upoważnienie do przetwarzania danych dla rejestratorki medycznej ma być adekwatne do rodzaju wykonywanych obowiązków służbowych i przewidywać jedynie niezbędne uprawnienia co do zakresu czynności i zakresu danych, jakie rejestratorka może wykonać i zobaczyć.

Upoważnienie do przetwarzania danych dla rejestratorki powinno przewidywać jedynie prawo do wglądu, wprowadzania, nanoszenia zmian w danych osobowych pacjenta z mocno okrojonym dostępem do historii choroby pacjenta. W ramach tego upoważnienia rejestratorka jest zobowiązana do dołożenia szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych pacjenta.

Rejestratorki medyczne, jako osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej, muszą mieć pisemne upoważnienie, musisz je zobowiązać do zachowania tajemnicy danych.

Pacjent ma prawo do informacji o swoim stanie zdrowia, ale nie może takich informacji udzielać pracownik rejestracji. Takich informacji może udzielać lekarz – i tylko lekarz - na zasadach opisanych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Pracownik rejestracji może udzielić wyłącznie informacji ściśle dotyczącej swoich obowiązków, np. zasad rejestracji, dyżurów konkretnych lekarzy. Informacje o prawach pacjenta, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń tych praw, udostępnij w formie pisemnej, przez umieszczenie jej w lokalu placówki, w miejscu ogólnodostępnym.

Pracownik rejestracji powinien znać zasady wydawania dokumentacji medycznej obowiązujące w danej placówce, a wynikające z przepisów. Nie wolno tych zasad i przepisów modyfikować na niekorzyść pacjenta. Na potrzeby udostępniania dokumentacji medycznej zleć prowadzenie odpowiedniej ewidencji udostępniania danych.

Wyniki badań lekarskich, zwolnienie lekarskie czy recepta to również część dokumentacji medycznej i takie informacje nie mogą być wydawane osobom nieuprawnionym, nieupoważnionym przez pacjenta.

Prowadząc elektroniczną dokumentację medyczną, zapewnij integralność treści dokumentacji i metadanych, która polega na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem nieautoryzowanych, nieuprawnionych zmian. Zapewnij identyfikowanie osób wprowadzających wpisy i dokumentuj zmiany wprowadzane przez te osoby. Zapewnij odpowiedni proces uwierzytelniania (loginy, hasła) i rozliczalność, aby działania danej osoby/podmiotu przypisać w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi.