Wnioski przyjmuje dyrektor szkoły do której uczeń będzie uczęszczał od września roku szkolnego 2013/2014. Termin, w jakim wnioski muszą trafić do dyrektora szkoły określa wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla siedziby szkoły (§ 5 ust. 2-3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych).
Do składanego wniosku należy dołączyć zaświadczenie o wysokości dochodów, w uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły może otrzymać jedynie oświadczenie o ich wysokości. Jeżeli rodzina ucznia korzysta ze świadczeń pieniężnych w formie zasiłku, zamiast zaświadczenia o wysokości dochodów można dołączyć zaświadczenie o korzystaniu z tych świadczeń. W przypadku wniosku o wsparcie dla ucznia wymagającego kształcenia specjalnego, dyrektor szkoły musi otrzymać również kopię orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego wydane przez publiczną poradnię psychologiczno-pedagogiczną (§ 5 ust. 5-8 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych).
Decyzję o tym, którym uczniom będzie przyznana pomoc finansowa oraz jej wysokość, dyrektor szkoły podejmie po analizie wszystkich wniosków, które spełniają wymagania formalne oraz zostały złożone w terminie (§ 8 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych).
Podstawa prawna: § 5 ust. 2-3, ust. 5-8 oraz § 8
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2013 roku w sprawie
szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup
podręczników i materiałów dydaktycznych (Dz.U. 2012 poz. 818)