Odpis podstawowy na ZFŚS od jednego zatrudnionego (od jednego pełnego etatu) wynosi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli wynagrodzenie za drugie półrocze było wyższe, jednak art. 5a i art. 5b ustawy o ZFŚS zamraża wysokość odpisu, który od 2011 roku utrzymuje się w tej samej wysokości.
Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i administruje nimi pracodawca. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Natomiast do 31 maja br. był obowiązek przekazania ich części w wysokości co najmniej 75% równowartości odpisów. Inne przychody zwiększające fundusz, np. darowizny, powinny zasilać go w chwili ich otrzymania.
Na koniec roku pracodawca dokonuje ostatecznego rozliczenia środków z tytułu naliczonych odpisów, biorąc pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych. Należy zatem jeszcze raz obliczyć przeciętną liczbę osób zatrudnionych w spółce, w celu sprawdzenia, czy odprowadzone odpisy dokonane były w poprawnej wysokości. Dokonanie obliczeń odpisów, biorąc pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych, wykaże, czy przedsiębiorca odprowadził na konto funduszu kwotę w odpowiedniej wysokości.
Jeśli odprowadzona kwota była za mała, przedsiębiorca jest zobowiązany niezwłocznie dokonać dopłaty różnicy w celu uzupełnienia corocznego odpisu. Jeśli odprowadzona kwota była za duża, przedsiębiorca może wycofać nadpłaconą kwotę lub zaliczyć ją na poczet odpisów na fundusz w następnym roku.
Odpisy na ZFŚS są kosztem podatkowym
Wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Jednak w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, można zaliczyć je do kosztów podatkowych. Kosztem podatkowym przedsiębiorcy są również opłaty i prowizje związane z prowadzeniem rachunku bankowego utworzonego dla ZFŚS.
Dodatkowy odpis na ZFŚS pomniejszy przychód firmy
W ustawie o ZFŚS określona jest wysokość odpisu podstawowego. Dokonane wpłaty na wyodrębnione konto funduszu w tej wysokości można zaliczyć do kosztów podatkowych. Pojawia się pytanie, czy w sytuacji gdy pracodawca dokonuje odpisów i zarazem wpłat na fundusz wyższych niż przewidziane w ustawie, może je zaliczyć do kosztów w tej wyższej wysokości. Jest to możliwe, jednak tylko wtedy, gdy:
- konieczność wyższych odpisów na fundusz wynika z przepisów płacowych obowiązujących w przedsiębiorstwie oraz
- dodatkowe środki (wynikające z wyższych odpisów) zostały przelane na rachunek funduszu.
A zatem w układzie zbiorowym bądź regulaminie wynagrodzeń muszą znajdować się zapisy o konieczności dokonania wyższych odpisów na fundusz, jeśli przedsiębiorca chce je zaliczyć do kosztów podatkowych. Zapisy w przepisach płacowych przedsiębiorstwa regulujące inne niż ustawowe dokonywanie odpisów muszą być zamieszczone przed dokonaniem podwyższonego odpisu. W przeciwnym razie różnicy stanowiącej podwyższenie odpisu pracodawca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów.
Kwoty odpisów należy wpłacać na odrębne konto funduszu
Odpisy na fundusz będą kosztem uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy:
- przedsiębiorca poniesie faktycznie wydatek, tzn. środki pieniężne stanowiące równowartość odpisu na fundusz bądź zwiększeń przeleje na rachunek ZFŚS, oraz
- wpłaty na fundusz będzie dokonywał na odrębny rachunek bankowy utworzony dla ZFŚS.
Konieczność spełnienia tych warunków w celu zaliczenia odpisów na fundusz do kosztów podatkowych potwierdził NSA.
Wpłaty dokonane po terminie również mogą być kosztem
Jeśli przedsiębiorca z jakichś powodów nie wpłaca w terminie wskazanym w ustawie o ZFŚS (tj. do 31 maja lub 30 września danego roku) środków pieniężnych będących równowartością dokonanych odpisów na fundusz, nie traci prawa do zaliczenia ich do kosztów. Jednak może tego dokonać dopiero w momencie faktycznej wpłaty na rachunek bankowy funduszu.
Dokonanie tylko odpisu na ZFŚS bez przelania środków na jego rachunek nie daje prawa zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.
Istotny jest cel, na jaki przeznaczane są środki z funduszu
Z punktu widzenia podatkowego istotne jest, aby środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku funduszu były przekazywane na działalność socjalną. Tylko bowiem wówczas mogą stanowić koszt podatkowy. Jeśli przedsiębiorca wycofa środki z funduszu i przeznaczy je np. na swoją bieżącą działalność gospodarczą, musi skorygować w tym zakresie koszty podatkowe. Nie zostałby wówczas spełniony warunek definitywnego (faktycznego) przekazania środków pieniężnych na fundusz. Środki zgromadzone na jego rachunku w dacie ich przekazania na cele niezgodne z ustawą o ZFŚS tracą bowiem charakter odpisu.
Iwona Czauderna, doradca podatkowy
Zobacz także:
