Potwierdzeniem zapłaty gotówką może być adnotacja

Zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik jest zobowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w przypadku nieuregulowania zobowiązania w terminach określonych w przepisie.

A zatem dokonanie czynności faktycznej, jaką jest uregulowanie danej należności, powinno zwalniać podatnika z obowiązku stosowania powołanego przepisu, czyli z obowiązku korekty kosztów. Jednak w razie ewentualnej kontroli podatkowej istotne będzie posiadanie przez podatnika dowodów, które potwierdzają dokonanie zapłaty.

W przypadku należności opłacanych gotówką najlepszym dowodem zapłaty będzie, adnotacja sprzedawcy na dokumencie potwierdzającym transakcję, że zobowiązanie zostało zapłacone. Taką adnotacją jest m.in. zapis na fakturze – „zapłacono gotówką”.

Dobrze byłoby, gdyby taka adnotacja znajdowała się na fakturach otrzymywanych przez pracownika, w razie dokonywania przez niego zakupów w imieniu firmy. Dokument KW potwierdzający zwrot należności pracownikowi czy też rozliczenie zaliczki nie stanowi bowiem dowodu zapłaty za fakturę, a jedynie dowód przekazania środków pieniężnych pracownikowi.

Niemniej, w razie braku odpowiedniej adnotacji na dokumencie sprzedaży wymienione w pytaniu dokumenty mogą być wykorzystane przy dowodzeniu, że należność została opłacona. Posiadanie ww. dokumentów wraz z np. oświadczeniem pracownika, że zobowiązanie zostało przez niego uregulowane, powinno stanowić wystarczający dowód uregulowania zobowiązania.