Zwrot kosztów za jazdy lokalne pracownika

Poniesione koszty są wówczas rozliczane według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł,
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Na koniec każdego miesiąca podatnik musi potwierdzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Informacje, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, są określone w ustawie PIT oraz ustawie CIT. Powinna ona zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
• podpis podatnika (zleceniodawcy, zamawiającego dzieło) i jego dane.

Przykład

Kierowca rozwożący pizzę prywatnym motorowerem wykazał w ewidencji przebiegu pojazdu przejechane 850 km. Po zaakceptowaniu ewidencji przez pracodawcę należy mu się zwrot 850 × 0,1382 = 117,47 zł.

Zwrot kosztów przychodem pracownika

Zgodnie z ustawą PIT przychód pracownika z tego tytułu jest wolny od podatku, jeżeli obowiązek zwrotu lub możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

W pozostałych przypadkach kwoty otrzymane przez pracowników tytułem zwrotu kosztów poniesionych na używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych stanowią ich przychód ze stosunku pracy podlegający w całości opodatkowaniu.

Podstawa prawna:

• art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.,
• art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Autor: dr Katarzyna Trzpioła

Opracowanie redakcyjne: Lidia Pogodzińska