Najczęstsze problemy przy rozliczaniu podróży służbowych

Często zdarza się, że pracownicy (np. w ramach opłaty za konferencję) mają zapewnione posiłki o innych nazwach, niż wskazane w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Najczęściej spotykane nazwy to lunch lub obiadokolacja. Inne nazewnictwo sprawia jednak problem przy rozliczaniu delegacji.

Obecnie każdy posiłek, który pracownik otrzymuje nieodpłatnie podczas delegacji krajowej lub zagranicznej, wpływa na wysokość należnej mu diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, odpowiednio za:

• śniadanie – 25% diety (wyjazd krajowy), 15% diety (wyjazd zagraniczny);
• obiad – 50% diety (wyjazd krajowy), 30% diety (wyjazd zagraniczny);
• kolacja – 25% diety (wyjazd krajowy), 30% diety (wyjazd zagraniczny).

Przy zapewnieniu – bezpośrednio przez pracodawcę lub pośrednio (np. w cenie opłaty za hotel) – posiłku nie należy kierować się tylko jego nazwą, ale przede wszystkim kwalifikować go przy uwzględnieniu pory jego zapewnienia oraz charakteru.

Pracodawca, który porozumiał się z pracownikiem w kwestii przejazdu w podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, lecz pracownika, lub pojazdem, którym pracownik może dysponować, powinien ustalić stawkę zwrotu kosztów za jeden przejechany kilometr, będąc związanym maksymalną stawką określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265).

Wysokość „kilometrówki” powinna być znana pracownikowi w chwili zawierania porozumienia dotyczącego użytkowania prywatnego pojazdu. Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie informacji o wysokości „kilometrówki” do przepisów wewnątrzzakładowych. Wysokość rozliczenia jest wówczas z góry znana i wyeliminowany zostaje potencjalny problem nierównego traktowania pracowników w związku z ustalaniem stawki każdorazowo, do konkretnego wyjazdu.

Pracownik nie może być zobligowany poleceniem służbowym do korzystania w delegacji ze swojego pojazdu, chyba że zawarł z pracodawcą umowę, w której zobowiązał się do przejazdów w podróżach służbowych (np. na powtarzalnej trasie) swoim samochodem czy motorem. Korzystanie z prywatnego samochodu odbywa się na wniosek pracownika lub ewentualnie za jego zgodą, nigdy zaś na polecenie pracodawcy.