Każdy pracodawca, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników, ma obowiązek zapewnić im wodę zdatną do picia lub inne napoje. Chociaż spełnienie tego obowiązku jest niezależne od stanowiska zajmowanego przez pracownika ani od pory roku, nie ulega wątpliwości, że jest szczególnie ważne w okresie letnim.
W przypadku osób zatrudnionych stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca musi zapewnić – oprócz wody – także inne napoje, przy czym ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
W przypadku zatrudniania pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych
pracodawca musi zapewnić im nieodpłatnie odpowiednie posiłki i napoje,
jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Obowiązek
pracodawcy, polegający na zapewnieniu napojów i posiłków
profilaktycznych, uznaje się za spełniony tylko wtedy, gdy:
- zostaną wydane pracownikowi w naturze,
- pracownikowi zapewniono możliwość skorzystania z posiłków w punktach gastronomicznych (np. stołówce, restauracji itp.),
- pracownik otrzyma od pracodawcy produkty niezbędne do przygotowania posiłków we własnym zakresie.
Napoje i posiłki dla pracowników są zwolnione z PIT
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Jeżeli więc pracodawca zapewni pracownikom napoje i posiłki profilaktyczne, świadczenie to jest zwolnione z opodatkowania.
Ekwiwalent pieniężny jest opodatkowany
Jeśli natomiast pracodawca – pomimo ciążącego na nim obowiązku – wypłaci jedynie ekwiwalent pieniężny z tego tytułu, wówczas jego wartość nie będzie objęta zwolnieniem. Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy nie tylko nie przewidują wypłaty takiego ekwiwalentu, ale wręcz go wykluczają. Taki sam skutek wystąpi w przypadku zwrotu kwot wydatkowanych na zakup napojów i artykułów spożywczych przeznaczonych do przygotowania posiłku we własnym zakresie, zwracanych na podstawie faktur wystawionych na pracownika.
Z uwagi na to, że przepisy o bhp nie przewidują ani wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, ani zwrotu kosztów za posiłki lub artykuły spożywcze przeznaczone do ich przygotowania, to pracodawca zarówno wartość wypłaconego ekwiwalentu za napoje i posiłki profilaktyczne, jak i wartość zwrotu wydatków na zakup artykułów spożywczych, powinien doliczyć do wszystkich przychodów pracownika ze stosunku pracy osiągniętych w miesiącu, a następnie ustalić oraz pobrać zaliczkę na PIT.
O ile zwrot wydatków na zakup artykułów spożywczych, jest opodatkowany PIT, o tyle ten sam zakup udokumentowany fakturą wystawioną na pracodawcę jest objęty zwolnieniem.
Faktura wystawiona na firmę
Faktury VAT wystawione bezpośrednio na firmę potwierdzają, że w istocie dochodzi do wydania pracownikom produktów przez nią zakupionych. Obowiązki intendenta w zakresie zakupu produktów spożywczych może bowiem spełnić każda osoba umocowana przez firmę, w tym także uprawniony do posiłkówpracownik. W takiej sytuacji spełniona jest przesłanka zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.
Wyrok WSA w Warszawie z 17 lutego 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 2839/08
Napoje dla pracowników nie mogą być limitowane
Powstaje jednak pytanie, czy każdy pracownik może w godzinach pracy bez ograniczeń korzystać z napojów pozostawionych do dyspozycji przez pracodawcę, a brak limitu nie powoduje powstania przychodu ze stosunku pracy.
Warto więc zauważyć, że przepisy o bhp zobowiązują pracodawcę do zapewnienia wody zdatnej do picia lub innych napojów, nie wyznaczając żadnych limitów tych płynów możliwych do wykorzystania przez pracownika. Po części wynika to z faktu, że zapotrzebowanie na wodę do picia jest indywidualne dla każdej osoby i nie można wyznaczyć określonego minimum czy średniej spożycia, ponadto żadne przepisy nie określają norm przydziału wody dla jednego pracownika.
Podstawa prawna:
- art. 134, art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.);
-
art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b oraz pkt 67, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b i pkt 42ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.);
-
art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b i pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.);
-
rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279);
-
§ 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).
Aneta Szwęch, specjalista ds. podatków i rachunkowości
Zobacz także: