Zagraniczne podróże służbowe - nowe zasady rozliczania

Kategoria: PIT
Data: 25-03-2013 r.

Jeśli pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków służbowych za granicą, poza miejscem wskazanym w umowie jako stałe miejsce pracy, to taki wyjazd będzie podróżą służbową.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych, zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów tych podróży według przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167) obowiązujących od 1 marca 2013 r.

Z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

  1. diety,
  2. zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczając koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika należy wziąć pod uwagę wysokość diet za dobę podróży i kwotę limitu za nocleg w hotelu przewidziane dla danego kraju, w którym pracownik przebywał. Zostały one określone w załączniku do wyżej wymienionego rozporządzenia.

Przy obliczaniu diet zagranicznych stosuje się zasadę, zgodnie z którą:

  1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  2. za niepełną dobę:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Ponadto należy pamiętać, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

– śniadanie – 15% diety,

– obiad – 30 % diety,

– kolację – 30 % diety.

Jednak dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie.

Rozliczanie noclegu

Za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów do wysokości określonego w przepisach limitu. Zwrot taki dokonuje się w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie więcej jednak niż przysługujący limit na nocleg w danym kraju.

W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. W przypadku nieprzedłożenia rachunku za hotel, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. Jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg nie przysługuje mu zwrot kosztów.

Korzystanie z środków komunikacji w czasie podróży służbowej

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik poniósłby koszty dojazdu tylko w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Ponadto na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu nie przysługują, jeżeli pracownik:

  1. odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem,
  2. ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  3. nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Iwona Czauderna, doradca podatkowy


Zobacz także:

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Najważniejsze zmiany w podatkach 2016 roku

pobierz

Imprezy integracyjne

pobierz

Zmiany w podatkach 2016

pobierz

Sprawdź, jak rozliczać VAT przy okresowym braku sprzedaży

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 30972 )
Array ( [docId] => 30972 )

Array ( [docId] => 30972 )