Pracodawca powinien zapewnić pracownikom bezpłatną wodę do picia, a w niektórych przypadkach również inne napoje oraz posiłki. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub zwrot kosztów poniesionych przez pracownika jest opodatkowany.
Każdy pracodawca, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników, ma obowiązek zapewnić im wodę zdatną do picia lub inne napoje. Ten wymóg jest szczególnie ważny w okresie letnim. W przypadku osób zatrudnionych stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca musi zapewnić – oprócz wody – także inne napoje, przy czym ich ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych:
-
posiłki w formie jednego dania gorącego; w przypadku gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych od pracodawcy produktów;
-
napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Napoje i posiłki zwolnione z PIT, ale ekwiwalent pieniężny jest opodatkowany
Jeżeli pracodawca zapewni pracownikom napoje i posiłki profilaktyczne, świadczenie to jest zwolnione z opodatkowania.
Jeśli pracodawca wypłaci jedynie ekwiwalent pieniężny, wówczas jego wartość nie będzie objęta zwolnieniem podatkowym.
Taki sam skutek wystąpi w przypadku zwrotu kwot wydatkowanych na zakup
napojów i artykułów spożywczych przeznaczonych do przygotowania posiłku
we własnym zakresie, zwracanych na podstawie faktur wystawionych na
pracownika.
Z uwagi na to, że przepisy o bhp nie przewidują ani wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, ani zwrotu kosztów za posiłki lub artykuły spożywcze przeznaczone do ich przygotowania, to pracodawca zarówno wartość wypłaconego ekwiwalentu za napoje i posiłki profilaktyczne, jak i wartość zwrotu wydatków na zakup artykułów spożywczych, powinien doliczyć do wszystkich przychodów pracownika ze stosunku pracy osiągniętych w miesiącu, a następnie ustalić oraz pobrać zaliczkę na PIT.
Zdarza się że pracodawca nie ma możliwości wydania posiłków. Może wówczas zapewnić w czasie pracy przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów. Może też zapewnić skorzystanie z tych posiłków w punktach gastronomicznych.
Napoje nie mogą być limitowane
Przepisy o bhp zobowiązują pracodawcę do zapewnienia wody zdatnej do picia lub innych napojów, nie wyznaczając żadnych limitów tych płynów możliwych do wykorzystania przez pracownika. Po części wynika to z faktu, że zapotrzebowanie na wodę do picia jest indywidualne dla każdej osoby i nie można wyznaczyć określonego minimum czy średniej spożycia, ponadto żadne przepisy nie określają norm przydziału wody dla jednego pracownika.
Piotr Szulczewski
Zobacz także: