Dowiedz się, czy możesz przechowywać e-faktury w formie papierowej

Kategoria: VAT i akcyza
Data: 01-06-2016 r.

Organy podatkowe dopuszczają wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ważne jest jednak to, aby była zagwarantowana autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji nr IBPP2/4512-936/15/M. 

W rozpatrywanej sprawie chodziło o spółkę, która rozważała możliwość przyjmowania faktur wystawianych i otrzymywanych w formacie elektronicznym. Takie dokumenty będą sprawdzone pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności oraz zarejestrowane w dzienniku podawczym (odnotowanie daty otrzymania).

Jak wyjaśniła spółka faktury takie będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, co zapewni ich powiązanie z faktycznie zaistniałymi zdarzeniami oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych spółki przez osobę upoważnioną. Faktury otrzymane przez spółkę w formacie elektronicznym będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku. Przedsiębiorstwo zaznaczyło, że nie będzie przechowywać elektronicznych wersji faktur.

Spółka zapytała, czy faktury dotyczące zakupów, wystawiane przez dostawców i otrzymywane przez wnioskodawcę w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku dają spółce prawo do odliczenia VAT z  tych fakturach. Przedsiębiorstwo uważało, że tak, z czym zgodził się organ podatkowy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na żądanie organów – niezwłoczny dostęp do dokumentów

Organ podatkowy przypomniał, że podatnik ma obowiązek zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on line do tych faktur.

Elektroniczne faktury mogą być przechowywane tylko w wersji papierowej

Nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej mogły być drukowane i przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Podobnie faktury wystawione i otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej – wyjaśniła izba skarbowa. Przy czym istotne jest, aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Izba skarbowa stwierdziła, że w sytuacji gdy na podstawie opisanego we wniosku systemu otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania i przechowywania jedynie w wersji papierowej, będzie zapewniona czytelność, integralność treści i autentyczność ich pochodzenia, to z takich dokumentów spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Komentarz eksperta

Przedsiębiorcy mają prawo do przechowywania faktur elektronicznych w wersji wydrukowanej. Jest to możliwe, pod warunkiem że zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia. Z takich faktur podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jest to możliwe pod warunkiem, pod warunkiem, że towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Trzeba jednak pamiętać, że podatnik ma obowiązek zapewnić odpowiednim organom na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.

Sylwia Maliszewska, ekspert podatkowy z wieloletnim doświadczeniem

Tagi: e-faktury

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 39075 )
Array ( [docId] => 39075 )

Array ( [docId] => 39075 )