Od 1 lipca 2016 r. zacznie obowiązywać jednolity plik kontrolny

Nowy obowiązek raportowania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego (dalej: JPK) od 1 lipca 2016 r. dotyczyć będzie zasadniczo wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Jedynie dla małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (tj. zasadniczo podmiotów, które zatrudniają średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz których roczny obrót netto nie przekroczył równowartość w złotych 50 milionów euro lub suma aktywów bilansu nie jest wyższa niż równowartość w złotych 43 milionów euro, przewidziano okres przejściowy.

W konsekwencji mali i średni przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, do 30 czerwca 2018 r. będą przekazywać dane w formacie JPK jedynie fakultatywnie. Natomiast od lipca 2018 r. obowiązkiem przekazywania danych w postaci plików JPK objęty będzie już każdy przedsiębiorca prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Brak regulacji obowiązków mikroprzedsiębiorców w zakresie JPK w okresie od 1 lipca 2016 r. do końca czerwca 2018 r. może sugerować, że tacy podatnicy będą mieli obowiązek przedkładać organom podatkowym dane w jednolitym formacie JPK. Natomiast biorąc po uwagę wprowadzenie okresu przejściowego dla małych i średnich przedsiębiorców można uznać, że ryzyko żądania przez organy podatkowe danych w formacie JPK od mikroprzedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych w okresie przejściowym jest niskie.

Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej obowiązek przekazywania danych w formacie JPK będzie dotyczył każdej procedury podatkowej realizowanej przez organy podatkowe i organy kontroli skarbowej, tj. czynności sprawdzających (tzw. kontrole krzyżowe), kontrole podatkowe, postępowania podatkowe i kontrolne. Zakres danych w formie elektronicznej przekazywanych przez podatników urzędnikom odpowiadać ma określonej strukturze logicznej. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, zostanie udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Regulacje prawne w zakresie JPK nie wprowadziły specjalnych sankcji za nieprzekazanie przez podatnika do tego zobowiązanego danych w formie JPK. W związku z tym można przyjąć, że podstawową sankcją za nieprzedłożenie danych w formacie JPK będzie nałożenie kary porządkowej na podstawie art. 262 Ordynacji podatkowej, której maksymalna wysokość w 2016 roku wynosi 2.800 zł.

Oprócz tego w przypadku braku przekazania JPK przez podatnika do tego zobowiązanego, istnieje ryzyko  uznania takiego zachowania za udaremnienie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej w trakcie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli skarbowej. Tego rodzaju ocena może skutkować nałożeniem kary grzywny na osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe podatnika na podstawie  art. 83 ustawy Kodeks karny skarbowy, której  maksymalna wysokość w 2016 roku wynosi aż 17.769.600 zł.

Proces adaptacji na potrzeby JPK powinien obejmować analizę możliwości generowania danych w odpowiednim formacie i zgodnie ze strukturami logicznymi pliku JPK przez systemy księgowe stosowane przez podatników.

Proces ten powinien obejmować również dostosowanie rozwiązań organizacyjnych obowiązujących w działalności podatników, w tym w szczególności ukierunkowanych na:

• stworzenie procedur podatkowych zapewniających spójność danych przekazywanych w ramach JPK w przypadku ich generowania w różnych systemach komputerowych,
• weryfikację istniejących procedur podatkowych pod kątem generowania przez nie wystarczającej informacji dla potrzeb JPK,
• opracowanie metod reagowania na potencjalne zmiany wprowadzane do JPK przez resort finansów,
• stworzenie i efektywne stosowanie narzędzia do wewnętrznych kontroli rozliczeń podatkowych na podstawie rozwiązania JPK oraz praktyki administracji podatkowej w zakresie czynności kontrolnych z zastosowaniem JPK.