Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Zgodnie z art. 111 ust. 6a, kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych.
Ze względu na konstrukcję, kasy dzieli się na:
- kasy elektroniczne – kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego kasy;
- kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalne) – kasy sterowane poprzez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które nie zawierają bazy danych o towarach lub usługach, ale zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatkowych przypisanych do nazw towarów lub usług;
- kasy komputerowe – kasy zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy z komputerowym programem aplikacyjnym;
- terminale kasowe – kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane komputerowym programem aplikacyjnym uruchomionym na komputerze poza stanowiskiem sprzedaży i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy;
- kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają dodatkowym kryteriom i warunkom technicznym określonym w rozporządzeniu.
