Ewidencja przebiegu pojazdu nie może budzić wątpliwości

W rozpatrywanej sprawie chodziło o spółkę, która w ramach działalności gospodarczej zamierza używać samochody wyłącznie w prowadzonym biznesie. Niektóre z tych pojazdów w ciągu jednego dnia będą pokonywały bardzo krótkie odległości np. przejazd do sklepu w celu zakupu materiałów biurowych, przejazdu do urzędu czy na pocztę. Każde auto będzie wykonywał nawet po kilkadziesiąt tego typu przejazdów w ciągu dnia, a powrót nastąpi dopiero pod koniec dnia.

Przedsiębiorstwo zwróciło się do ministra finansów z pytaniem, czy ewidencję przebiegu pojazdu określoną w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT będzie można uznać za prowadzoną prawidłowo, jeżeli dla samochodu wykonującego wiele krótkich przejazdów dziennie, w ewidencji zostanie wprowadzony jeden wpis obejmujący opis trasy oznaczonej miejscowością wyjazdu i powrotu (oznaczony np. „K-K”), łączny cel wyjazdu oraz pozostałe dane określone w art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT.

Organ podatkowy wyjaśnił, że zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Konieczne jest więc odrębne wpisywanie każdej trasy przejazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisu trasy wyjazdu (np. po wskazanie adresu sklepu, urzędu czy poczty) z uwzględnieniem pozostałych elementów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Podatnik nie zgodził się z argumentacją fiskusa i sprawa znalazła finał sądzie. Ten przyznał rację organom podatkowym. Jego zdaniem zapis „K-K” w rubryce opisu trasy jest zbyt enigmatyczny, aby spełniał on oczekiwania ustawodawcy co do klarowności i rzetelności ewidencji przebiegu pojazdu. Przy takim zapisie (jaki chciała wprowadzić spółka) nawet przy uwzględnieniu pozostałych rubryk ewidencji tj. daty wyjazdu, celu wyjazdu, nawet łącznego oraz liczby przejechanych kilometrów nie sposób ustalić, czy rzeczywiście realizowany był wyłącznie cel, z którym ustawa o VAT wiąże prawo do pełnego odliczenia VAT. Prawidłowy opis trasy powinien w takim wypadku zawierać adresy miejsc (sklepu, urzędu, poczty itp.) do których udawał się pojazd spółki.

W rubryce dotyczącej opisu trasy (skąd-dokąd) powinien się znaleźć dokładny opis ze wskazaniem adresów punktów pośrednich np. poczty, sklepów czy urzędów. W rubryce „cel wyjazdu” powinien być wskazany każdy powiązany z tymi punktami pośrednimi powód wyjazdu.

W sytuacji gdy samochód podatnika od wyjazdu z siedziby spółki do momentu powrotu do niej odwiedza np. kilku lub kilkunastu odbiorców, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu. Taki sposób postąpienia stanowi minimalne obciążenie podatnika, a z drugiej strony jest to wystarczające do osiągnięcia celów dla których prawodawca ustanowił obowiązek prowadzenia takiej ewidencji.