Należy pamiętać, że obowiązek stosowania kas fiskalnych do ewidencjonowania sprzedaży nie jest związany wyłącznie z podatnikami czynnymi VAT. Dotyczy on bowiem zarówno podatników czynnych, którzy muszą rozliczać VAT jak i podatników zwolnionych podmiotowo, z uwagi na nie przekroczenie limitu (150.000 zł w skali roku) oraz podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo od VAT.
Podstawową i w zasadzie jedyną przesłanką rzutującą na obowiązek stosowania kas fiskalnych, jest odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Stąd też w zakresie tej przesłanki jednostki edukacyjne takie jak np. szkoły i przedszkola mogą być zobowiązane do stosowania kasy tylko dla tych czynności, które będą wykonywały odpłatnie.
Jednostki te mogą skorzystać zarówno z podmiotowego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie (ze względu na wysokość obrotów) jak również ze zwolnienia przedmiotowego przewidzianego dla konkretnych czynności. Może ono mieć zastosowanie do:
- wynajmu nieruchomości (dotyczy np. pomieszczeń, boiska oraz gruntów będących we władaniu szkoły), jeżeli usługi te są w całości dokumentowane są fakturą.
- usług edukacyjnych zaliczonych wg PKWiU do grupowania 85 (nie zalicza się do nich usług pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych oznaczonych symbolem PKWiU 85.51.10.0; usług świadczonych przez szkoły tańca o symbolu 85.52.11.0; usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy o symbolu 85.53.11), jeżeli te formy edukacji jednostki te wykonują odpłatnie poza programem szkolnym.
- sprzedaży towarów lub usług dla pracowników jednostki (np. sprzedaż gotowych posiłków na wynos, towarów żywnościowych, posiłków w stołówkach szkolnych).
- sprzedaż towarów lub usług innym niż pracownicy osobom fizycznym (np. posiłków serwowanych w szkolnej stołówce), jeżeli zapłata za nie w całości wpływała będzie na rachunek bankowy jednostki edukacyjnej lub za pośrednictwem poczty i gdy na podstawie prowadzonej dokumentacji jednoznacznie będzie można ustalić, jakich czynności dotyczyły poszczególne zapłaty oraz na czyją rzecz (imiennie) były one wykonywane.
- nieodpłatne dostawy towarów na cele osobiste pracowników i byłych pracowników oraz o wszelkie inne darowizny towarów podlegające VAT.
- usługi stołówek prowadzonych przez szkoły wykonywane wyłącznie dla dzieci.
