Korekta podstawy opodatkowania możliwa bez paragonu

W branży hotelowej reklamacje są dość częstym zjawiskiem. Jednak goście gubią paragony fiskalne. Powstaje, więc pytanie o to, jak skorygować rozliczenia w takim przypadku. Według prawa konsumenckiego reklamacja udokumentowana również innym dokumentem niż paragon musi zostać uznana.

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika wprost, w jaki sposób należy dokumentować zwroty i reklamacje. Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania zmniejsza się m. in. o kwoty udokumentowanych i prawnie dopuszczalnych, uznanych reklamacji. Z przepisu tego wynika jedynie, że o wartość reklamacji można skorygować podstawę opodatkowania wtedy, gdy jest ona prawnie dopuszczalna i udokumentowana.

Natomiast sposób udokumentowania reklamacji nie został określony w przepisach. Na podstawie powołanego przepisu, organy podatkowe wydały szereg interpretacji indywidualnych, z których wynika, że podatnik może skorygować podstawę opodatkowania w związku z uznaną reklamacją również wtedy, gdy nie posiada oryginału paragonu fiskalnego. Jako przykład wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora izby skarbowej w Poznaniu z 10 sierpnia 2011 r. (nr ILPP2/443-799/11-2/EN). W piśmie tym organ podatkowy stwierdził, że podatnikowi przysługuje prawo do korekty sprzedaży i podatku należnego w przypadku braku paragonu.

Warunkiem jest jednak, aby zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami. Może to być przykładowo wyciąg z terminala, oświadczenie nabywcy o zagubieniu paragonu fiskalnego lub nawet tylko samo ww. oświadczenie. Dokumenty te stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego.

Niemniej, należy zwrócić uwagę na obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r. przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Nakładają one na podatników obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji uznanych reklamacji i zwrotów towarów. Zgodnie z § 3 ust. 4 pkt 6 tego rozporządzenia, ewidencja taka powinna zawierać dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. W kontekście powołanej regulacji powstaje wątpliwość, co należy traktować, jako „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Czy może nim być wyłącznie paragon fiskalny, czy też w razie jego zagubienia można posłużyć się innymi dowodami? Niestety, na razie brak jest oficjalnych wyjaśnień ministra finansów w tym zakresie. Należałoby, więc przyjąć, że dokumentem takim może być zarówno paragon fiskalny jak i oświadczenie klienta.

Korekta podstawy opodatkowania w związku z uznaniem reklamacji, bez posiadania dokumentu potwierdzającego sprzedaż, wiąże z ryzykiem podatkowym. Co prawda przepisy ustawy o VAT nie wymagają od podatnika posiadania oryginału paragonu fiskalnego w celu obniżenia podstawy opodatkowania, jednak nowe regulacje dotyczące zasad ewidencjonowania na kasie fiskalnej, ustanawiają wymóg prowadzenia odrębnej ewidencji reklamacji, która powinna zawierać m.in. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.