Z uwagi na rygorystyczne wymogi prawne, instytucja samofakturowania (self billing) nie była w Polsce zbyt popularna. Na szczęście przepisy zostały znacznie uproszczone, co sprawi, że więcej podatników będzie mogła skorzystać z przywileju samofakturowania.
Do samofakturowania konieczne porozumienie stron
Obecnie do zastosowania tej procedury wystarczające jest porozumienie między stronami i istnienie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży (akceptacji). Szczegóły porozumienia oraz sposób akceptacji zależą od woli stron. Z przepisów zniknął obowiązek informowania o zawartych umowach o samofakturowanie naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Jeśli sprzedawcą jest podmiot zagraniczny, a polski odbiorca fakturuje w jego imieniu tę sprzedaż, to wtedy fakturę należy wystawić z zastosowaniem polskich przepisów dotyczących faktur.
Nabywcy towarów i usług od czynnego podatnika VAT, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury (także faktury korygujące i duplikaty faktur). W ten sposób można dokumentować:
- Sprzedaż przez podatnika na rzecz wystawcy faktury (w trybie samofakturowania).
- Otrzymanie należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłaty, zaliczki, zadku czy raty).
- Dostawę towarów lub świadczenie usług z państwa trzeciego.
Wystawiona w ten sposób faktura VAT powinna zawierać oznaczenie „Samofakturowanie”. Począwszy od 1 stycznia 2013 r. podatnik ma także możliwość zlecenia wystawiania faktur osobie trzeciej – w tym oczywiście również przedstawicielowi podatkowemu. Zmiana ta legalizuje, więc w istocie istniejącą od dłuższego czasu praktykę, która była aprobowana przez sądy administracyjne.
VAT z faktur wystawianych przez nabywcę odliczamy po uzyskaniu akceptacji
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Jeżeli jednak podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie, wówczas może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy faktury (faktury korygujące) wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Podatnik może więc odliczyć VAT z faktury wystawionej w ramach samofakturowania w rozliczeniu za ten okres, w którym faktura ta została zaakceptowana przez dostawcę towarów (usługodawcę). Nie ma natomiast w tym wypadku znaczenia data wystawienia faktury.
Dbając o dobre relacje z kontrahentami, warto przedstawiać faktury do akceptacji w ustalonych umownie terminach. Trzeba pamiętać, że brak akceptacji nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wykazania VAT należnego za okres (miesiąc) tej sprzedaży. Spoczywa on na sprzedawcy bez względu na to, czy do momentu upływu terminu do sporządzenia deklaracji VAT-7 będzie posiadał fakturę wystawioną w ramach self-billingu czy też nie.
Akceptacja faktury przez sprzedawcę może mieć dowolną formę
Przepisy podatkowe nie regulują formy,w jakiej wystawione przez nabywcę faktury powinny zostać zaakceptowane (zatwierdzone) przez dostawcę. W konsekwencji decydujące znaczenie ma wola stron wyrażona w zawartej umowie.
Konieczność uzyskiwania potwierdzenia dostawcy (usługodawcy) odrębnie na każdej fakturze może być uciążliwa zwłaszcza w sytuacji, gdy liczba wystawianych w danym okresie faktur jest duża. W związku z tym podatnik może rozważyć przedstawianie do akceptacji zbiorczych zestawień, obejmujących wszystkie faktury (tj. zawierające numery faktur, daty ich wystawienia, wartość transakcji) wystawione w danym okresie (np. miesiącu).
Lidia Pogodzińska
Zobacz także:
