Kopie faktur papierowych można przechowywać na CD

Podatnicy przechowują wystawione lub otrzymane faktury i ich duplikaty w podziale na okresy rozliczeniowe. Sposób przechowywania tych dokumentów musi jednak zapewniać ich łatwe odszukanie oraz ich autentyczność. Powinny one być czytelne i zapisane (przechowywane) w taki sposób, aby nie była możliwa zmiana ich treści.

Kopie faktur oraz faktury wystawione przechowujemy od momentu ich wystawienia (otrzymania), aż do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynika to z § 21 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Jak widać z tego przepisu nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane oryginały i kopie faktur związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego przepisu nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej t.j. niemodyfikowalnego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci.

Co ważne, podatnicy posiadający siedzibę w kraju muszą przechowywania faktur na jego terytorium. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy faktury znajdują się poza krajem w formie elektronicznej. Warunkiem jest jednak, aby sposób ich przechowywania umożliwiał fiskusowi dostęp do nich on-line.

Należy pamiętać, że podatnicy muszą zapewnić fiskusowi bezzwłoczny dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur. Natomiast w przypadku tych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rafał Kuciński, prawnik specjalista z zakresu VAT

• Korekta podstawy opodatkowania nie tylko na podstawie paragonu
• Reklamacja sprzedaży nabitej na kasę wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji
• Do odliczenia VAT upoważnia faktura