Konstrukcja kosztów podatkowych oparta jest na swoistej klauzuli generalnej, która stanowi, iż kosztem uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego, możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika. Musi więc istnieć bezpośredni lub chociażby tylko potencjalny związek przyczynowy między wydatkiem a uzyskanym przychodem, bądź też między wydatkiem a istnieniem (zachowaniem) źródła przychodów. Niezbędne jest również właściwe udokumentowanie tego wydatku.
Za koszt uzyskania przychodów może zostać uznana kradzież środków pieniężnych przez pracownika, które nie są spowodowane niestarannym działaniem podatnika w szczególności jako wynik jego niedbalstwa, naruszenia przepisów albo w wyniku braku nadzoru nad pracownikami, w zasadzie powstałe na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i nie do uniknięcia przez podmiot gospodarczy racjonalnie i staranie prowadzący swoje interesy (jak wskazał WSA w Łodzi wyroku z dnia 5 marca 2009 r., I SA/Łd 147/08).
Kosztem uzyskania przychodu jest wartość udokumentowanych środków pieniężnych, które zostały skradzione, przy dopełnieniu szeregu warunków.
Po pierwsze jednostka powinna zadbać o sporządzenie protokołu uprawdopodobniającego przyczyny powstania straty w środkach pieniężnych. Dokumentami, które mogą przyczynić się do uprawdopodobnienia straty jest przykładowo protokół policyjny czy wyrok sądowy potwierdzający postępowanie wyjaśniające.
