Arkusz spisowy to dokument księgowy, zatem powinien spełniać wszystkie wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości.
W arkuszu spisowym powinny się znaleźć następujące informacje:
- nazwa jednostki i pola spisowego (może tu być pieczęć firmowa),
- numer arkuszu,
- skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie, powinny tu znaleźć się imiona, nazwiska i podpisy członków zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie (lub tzw. głównych użytkowników) oraz np. asystującego biegłego rewidenta,
- datę (godzinę) rozpoczęcia i zakończenia spisu w danym dniu,
- datę na jaką przypada termin spisu,
- dane dotyczące spisywanych składników
- ogólna liczba pozycji, podawana na ostatnim arkuszu spisu,
- data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych na końcu arkusza spisowego.
W arkuszu spisowym, jako informacje identyfikujące spisywane składniki aktywów należy umieścić w szczególności:
- numery kolejnych pozycji arkusza spisowego przeznaczonych dla określonych składników,
- symbole składników (cechy, numer, gatunek, symbol klasyfikacyjny - z reguły występujący w zakładowym indeksie i używany przez wszystkie zainteresowane służby - w tym księgowość),
- jednostki miary inwentaryzowanych składników,
- ilości stwierdzone w czasie spisu,
- ustalone ceny i wartości, co dotyczy z reguły inwentaryzacji towarów ujmowanych jedynie wartościowo, np. w sklepach i gastronomii. W pozostałych przypadkach przyporządkowania składnikom właściwych cen oraz określenia ich wartości dokonuje po otrzymaniu arkuszy spisowych księgowość jednostki.
Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Zarówno wydanie arkuszy, jak i odebranie powinno być potwierdzone podpisem osób zdających i odbierających. Arkusze spisowe przechowuje się przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji (art. 74 ust. 2 pkt 7 uor).
Podstawa prawna:
art. 21 ust. 1, art. 26 i 74 ust. 2 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) - uor.
Autor: Katarzyna Trzpioła
Opracowanie redakcyjne: Sylwia Maliszewska
Zobacz także:
