Umowa o usługowe prowadzenie księgi rachunkowej

Autor: Katarzyna Trzpioła
Data: 21-04-2016 r.

 Przedsiębiorcy korzystający z usług biura rachunkowego, powinni pamiętać o podpisaniu umowy na świadczone przez biuro usługi.  Dowiedź, się co powinna zawierać umowa z biurem rachunkowym.

Ustalenie przedmiotu i zakresu usług

 

Określenie przedmiotu umowy i wyznaczenie granic świadczonych usług może pomóc uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako przedmiot umowy wpisuje się najczęściej:

  • Prowadzenie przez zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej (ksiąg rachunkowych, ewidencji do celów podatku od towarów i usług, kartotek wynagrodzeń, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych).
  • Sporządzanie deklaracji podatkowych i obliczanie należnych zaliczek podatkowych.
  • Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych za rok obrachunkowy.
  • Wykonanie obowiązków związanych z obliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
  • Doradztwo podatkowe na rzecz zleceniodawcy w zakresie wykonywanych przez zleceniobiorcę czynności.

W umowie warto doprecyzować poszczególne czynności, np. na czym polega prowadzenie księgi, ewidencji czy sporządzanie bilansu. Nie chodzi tu o to, żeby wskazywać definicje tych czynności, ale wyjaśnić, na czym poszczególne zadania mają polegać. Tego typu działanie również uchroni firmę od niepotrzebnych nieporozumień w trakcie współpracy.

Zobowiązania biura

Biuro rachunkowe jako zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać powierzone zadania sumiennie, z należytą starannością, zgodnie ze zdobytą wiedzą i nabytymi umiejętnościami. Ważne jest również, aby działania biura były zgodne z przepisami prawa. Biuro powinno również dopilnować, aby zleceniodawca dostarczył na czas wszelkie niezbędne faktury i dokumenty, do jego obowiązków należy także informowanie firmy o wszelkich brakach i niejasnościach.

W umowie powinna zostać zawarta informacja, w jaki sposób i w jakim terminie zleceniodawca będzie informowany o wysokości swoich zobowiązań podatkowych i terminie ich zapłaty. Warto, aby to była forma pisemna, np. e-mail. W ten sposób przedsiębiorca ma wyraźny dowód, że nie uchybił tym obowiązkom. Określić należy też zasady udzielania porad klientowi przez biuro.

Zobowiązania klienta

Zleceniodawca powinien zobowiązać się do umożliwienia prawidłowego wykonania zlecenia.  Taki zapis gwarantuje komfort pracy i chroni przed odpowiedzialnością biura za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie obowiązków.

Zleceniodawca powinien więc dostarczyć do biura w terminie wszelkie wymagane dokumenty, które powinny być kompletne i właściwie opisane. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązkiem biura jest udzielić wskazówek, jak to zrobić.

Nie zapomnij o klauzuli

Biuro może umieścić w umowie klauzule, że w przypadku jakichkolwiek zmian w dokumentacji (np. znalezienie zagubionej faktury) zleceniodawca poinformuje o tym niezwłocznie. Warto również powiadomić biuro rachunkowe o nawiązaniu stosunku pracy z nowymi pracownikami.

Przechowywanie dokumentów

W umowie warto zapisywać również, w jakim miejscu będą znajdowały się księgi rachunkowe zleceniodawcy. Może to być siedziba zleceniodawcy bądź biuro rachunkowe (w tym przypadku należy powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż miejsce siedziby podatnika). Z praktycznego punktu widzenia lepiej, żeby dokumentacja księgowa znajdowała się w biurze. Można również zawrzeć w umowie klauzulę dotyczącą braków w dokumentacji. Nikt nie jest nieomylny i zawsze może zdarzyć się jakieś niedopatrzenie również ze strony biura. Warto więc zobowiązać biuro w umowie do niezwłocznego usunięcia takich braków. W tym zakresie należy określić w umowie, że braki będą usuwane przez biuro samodzielnie w wyznaczonym terminie. Taki zapis pozwoli na uniknięcie samodzielnego poprawiani dokumentacji przez zleceniodawcę. Gdyby bowiem do tego doszło, biuro straci kontrolę nad dokumentami i może mieć kłopot przy wyjaśnianiu przed urzędem skarbowym czy urzędem kontroli skarbowej, dlaczego dany zapis znalazł się w dokumentacji.

Odpowiedzialność biura

W umowie należy zawrzeć zapis określający zakres odpowiedzialności biura jako zleceniobiorcy. Warto przy tym zaznaczyć, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z zaniechania wykonania określonych czynności przez zleceniodawcę (np. niedostarczenie mimo ponagleń dokumentów czy też przekazanie niepełnych lub nieprawdziwych informacji)

Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych

pobierz

Księgowanie zdarzeń gospodarczych w pytaniach i odpowiedziach

pobierz

5 błędów w księgowaniu środków trwałych

pobierz

Ewidencja różnic kursowych zgodnie z UoR i MSR

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 39005 )
Array ( [docId] => 39005 )

Array ( [docId] => 39005 )