Umowa o usługowe prowadzenie księgi rachunkowej

Ustalenie przedmiotu i zakresu usług

Określenie przedmiotu umowy i wyznaczenie granic świadczonych usług może pomóc uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako przedmiot umowy wpisuje się najczęściej:

• Prowadzenie przez zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej (ksiąg rachunkowych, ewidencji do celów podatku od towarów i usług, kartotek wynagrodzeń, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych).
• Sporządzanie deklaracji podatkowych i obliczanie należnych zaliczek podatkowych.
• Sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych za rok obrachunkowy.
• Wykonanie obowiązków związanych z obliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• Doradztwo podatkowe na rzecz zleceniodawcy w zakresie wykonywanych przez zleceniobiorcę czynności.

W umowie warto doprecyzować poszczególne czynności, np. na czym polega prowadzenie księgi, ewidencji czy sporządzanie bilansu. Nie chodzi tu o to, żeby wskazywać definicje tych czynności, ale wyjaśnić, na czym poszczególne zadania mają polegać. Tego typu działanie również uchroni firmę od niepotrzebnych nieporozumień w trakcie współpracy.

Zobowiązania biura

Biuro rachunkowe jako zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać powierzone zadania sumiennie, z należytą starannością, zgodnie ze zdobytą wiedzą i nabytymi umiejętnościami. Ważne jest również, aby działania biura były zgodne z przepisami prawa. Biuro powinno również dopilnować, aby zleceniodawca dostarczył na czas wszelkie niezbędne faktury i dokumenty, do jego obowiązków należy także informowanie firmy o wszelkich brakach i niejasnościach.

Zobowiązania klienta

Zleceniodawca powinien zobowiązać się do umożliwienia prawidłowego wykonania zlecenia.  Taki zapis gwarantuje komfort pracy i chroni przed odpowiedzialnością biura za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie obowiązków.

Zleceniodawca powinien więc dostarczyć do biura w terminie wszelkie wymagane dokumenty, które powinny być kompletne i właściwie opisane. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązkiem biura jest udzielić wskazówek, jak to zrobić.

Nie zapomnij o klauzuli

Biuro może umieścić w umowie klauzule, że w przypadku jakichkolwiek zmian w dokumentacji (np. znalezienie zagubionej faktury) zleceniodawca poinformuje o tym niezwłocznie. Warto również powiadomić biuro rachunkowe o nawiązaniu stosunku pracy z nowymi pracownikami.

Przechowywanie dokumentów

W umowie warto zapisywać również, w jakim miejscu będą znajdowały się księgi rachunkowe zleceniodawcy. Może to być siedziba zleceniodawcy bądź biuro rachunkowe (w tym przypadku należy powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż miejsce siedziby podatnika). Z praktycznego punktu widzenia lepiej, żeby dokumentacja księgowa znajdowała się w biurze. Można również zawrzeć w umowie klauzulę dotyczącą braków w dokumentacji. Nikt nie jest nieomylny i zawsze może zdarzyć się jakieś niedopatrzenie również ze strony biura. Warto więc zobowiązać biuro w umowie do niezwłocznego usunięcia takich braków. W tym zakresie należy określić w umowie, że braki będą usuwane przez biuro samodzielnie w wyznaczonym terminie. Taki zapis pozwoli na uniknięcie samodzielnego poprawiani dokumentacji przez zleceniodawcę. Gdyby bowiem do tego doszło, biuro straci kontrolę nad dokumentami i może mieć kłopot przy wyjaśnianiu przed urzędem skarbowym czy urzędem kontroli skarbowej, dlaczego dany zapis znalazł się w dokumentacji.

Odpowiedzialność biura

W umowie należy zawrzeć zapis określający zakres odpowiedzialności biura jako zleceniobiorcy. Warto przy tym zaznaczyć, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z zaniechania wykonania określonych czynności przez zleceniodawcę (np. niedostarczenie mimo ponagleń dokumentów czy też przekazanie niepełnych lub nieprawdziwych informacji)