Zakup usług niematerialnych a koszty uzyskania przychodu

Dokumentowanie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przebiega podobnie w podmiotach prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w podmiotach prowadzących księgi handlowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Księgi i rejestry powinny być prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania jest uzależnione od ich prawidłowego udokumentowania.

Podstawową dokumentację wykonania usług stanowią umowy, faktury i specyfikacje do faktur. Na podstawie swoich doświadczeń zalecam, aby w przypadku usług niematerialnych w szczególności zwrócić uwagę na przygotowanie dodatkowej dokumentacji potwierdzającej faktyczne wykonanie usług, np. raporty, memoranda, korespondencja (faksowa, mailowa), notatki i podsumowania ze spotkań i inne dokumenty mogące wskazywać rezultat wykonanych usług.

Również organy podatkowe nakazują gromadzić dokumentację dotyczącą wykonania usług. Takie też stanowisko możemy odnaleźć w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie, nr PD1/005/2-215/04/WK, z 24 czerwca 2004, w którym możemy przeczytać:

„(…) Zaliczenie określonych wydatków na usługi niematerialne do kosztów uzyskania przychodów musi mieć oparcie w konkretnych zdarzeniach. Podstawowym kryterium pozwalającym na stwierdzenie, że usługa została wykonana, jest wykonanie czynności świadczonych w ramach danego typu usługi. Sama faktura, np. w przypadku wydatków na usługi marketingowe nie jest wystarczającym dowodem, potwierdzającym faktyczne poniesienie tego typu wydatków. Aby można było stwierdzić, że dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu musi być uwidoczniony efekt (wynik) zawartych umów.

Ponadto, dokumentując określone operacje gospodarcze, należy kierować się zapisem art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w świetle którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...).

• Wydatki poniesione przed rejestracją firmy a koszty podatkowe
• Czy wydatki z tytułu działania windykatorów zaliczamy do kosztów
• Czy koszty sądowe to koszt przedsiębiorcy