Naruszenie dyscypliny finansów - zaniedbania w zakresie sprawozdań budżetowych

Mówiąc o sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania należy rozmieć je tak, jak wynika to z ustawy o finansach publicznych. Chodzi więc o sprawozdania budżetowe, a nie np. bilans czy rachunek zysków i strat.

Kierownicy jednostek oświatowych i wychowawczych są zobowiązani do sporządzania sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo, zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym. Dane wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z informacjami wynikającymi z ewidencji księgowej.

Dane w sprawozdaniach w zakresie planu wykazuje się w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po ewentualnych zmianach dokonanych w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie o finansach publicznych. W wykonaniu zaś wykazuje się kwoty narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Po sporządzeniu sprawozdania nie wolno zmieniać już żadnych zapisów w księgach rachunkowych okresu, za który sporządzono sprawozdania. Może to spowodować, że dane zawarte w opracowanym dokumencie nie będą odzwierciedlać danych wynikających z ksiąg rachunkowych, co może narazić kierownika na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Sporządzenie sprawozdania Rb-27S niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej spowodowało, że kierownik został ukarany upomnieniem. Komisja orzekająca uznała, że winę należy przypisać kierownikowi. Mimo że zlecił opracowanie sprawozdań pracownikom komórki księgowej, to on – z mocy przepisów – był odpowiedzialny za wykonanie obowiązku rzetelnego i prawidłowego opracowania sprawozdania. Staranność kierownika, świadomego składanego podpisu, powinna się przejawiać m.in. w doborze kompetentnych pracowników, którym powierza przygotowywanie projektów sprawozdań oraz w zapewnieniu takich mechanizmów weryfikacji danych, które będą skutecznie chronić przed wykazaniem danych niezgodnych z ewidencją księgową (Główna Komisja Orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych (sygn. akt. BDF1/490/79/79/12/2313).

Kwestią sporną jest odpowiedzialność za nieprzekazanie w terminie sprawozdania w przypadku otrzymania go po ustalonym w przepisach terminie. Główna Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych orzekła (sygn. akt. BDF1/490/31/36/RN-9/11/1351), że nie dochodzi do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jeśli wysłano sprawozdanie w ostatnim dniu terminu ich przekazania, a dotarło do jednostki nadrzędnej dopiero w następnym dniu roboczym. Jeśli więc przykładowo sprawozdanie Rb-28S powinno było być złożone najpóźniej 10. dnia po okresie sprawozdawczym, to w przypadku kiedy 10. dzień jest wolny od pracy, to sprawozdanie powinno najpóźniej być wysłane 9 września. Mimo że sprawozdania dotrą do adresata 12 września, warunek terminowego przekazania sprawozdania w ocenie Głównej Komisji Orzekającej zostanie spełniony. Należy tu podkreślić, że w tej kwestii zdania są podzielone. Istnieją bowiem opinie, że użyte w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej stwierdzenie „termin przekazania” należy traktować jako ostateczną datę, kiedy organ nadrzędny powinien je otrzymać. Dla bezpieczeństwa warto zatem zadbać o wcześniejsze opracowanie formularzy.