Pracodawca musi ewidencjonować czas pracy każdego zatrudnianego kierowcy niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy i sposobu wynagradzania. Wyjątek stanowią jedynie pracownicy objęci zadaniowym czasem pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za porę nocną, którym nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Zatrudniając kierowców na podstawie stosunku pracy, bez względu na jego wymiar, należy prowadzić ewidencję czasu pracy każdego z nich. Prowadzona dokumentacja powinna stanowić spójną i rzetelną ewidencję czasu pracy, która umożliwi prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą kierowcy.
Ewidencję można prowadzić w formie:
- zapisów na wykresówkach,
- wydruków danych z kart kierowcy i tachografu cyfrowego
- plików pobranych z kart kierowcy i tachografu cyfrowego,
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
- rejestrów opracowanych na podstawie powyższych dokumentów.
Prowadząc ewidencję czasu pracy w formach wskazanych powyżej, pracodawca jest zobowiązany także do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.