Formy porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Sama decyzja co do formy przekazywania korespondencji leży w kompetencji zamawiającego, jednak w niektórych przypadkach ustawodawca narzuca formę, na przykład pisemną. Jednakże wybór formy przez zamawiającego nie oznacza pełnej swobody w przekazywaniu informacji - warto zapoznać się z formami, które przewiduje ustawa.

Nawet w przypadku, gdy zamawiający nie dokonał wyboru, wykonawca nie ma pełnej swobody formy kontaktu. Pytania odnośnie specyfikacji można zadawać drogą elektroniczną, a pozostała korespondencja przekazywana jest np. pisemnie.

Pojęcie „drogi elektronicznej” nie jest zdefiniowane przez ustawodawcę w ustawie - Prawo zamówień publicznych. Należy je interpretować zgodnie z ustawą z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Oznacza to, że przekazywanie wiadomości drogą elektroniczną jest to proces wysyłania i odbierania wiadomości za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym wiadomości te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne. Prawo dopuszcza posługiwanie się takimi środkami, jak interaktywne strony internetowe, komunikatory internetowe, SMS-y.

Warto także pamiętać o rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów oraz form dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Wynika z niego, że dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny one zawierać podpis elektroniczny zweryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

• Jak można zapoznać się z ofertą przetargową konkurencji
• Czy można zmienić wykaz osób podanych w ofercie
• Obowiązki wykonawcy po wyborze oferty