Do zadań pracowników, którzy robią zakupy o wartości poniżej 14.000 euro należy zbieranie zapotrzebowań z całej organizacji, sukcesywne ich agregowanie i składanie zamówień u wykonawców.
Do obowiązków prowadzącego postępowanie powinno należeć w szczególności:
- uzgodnienie z inicjatorem zakupu opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert,
- weryfikacja podanej w zapotrzebowaniu lub wniosku zakupowym wartości szacunkowej zamówienia,
- przygotowanie zapytania ofertowego i jego wysłanie do wykonawców lub umieszczenie na stronie WWW wykonawcy,
- zebranie ofert, ich porównanie i ocena, a także przygotowanie rekomendacji wyboru najkorzystniejszej propozycji.
Inicjator zakupu powinien posiadać prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych procesem wyboru wykonawcy, w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, protokołów i ich załączników, pism, itp.