Firmy, w których nie odbyła się jeszcze kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, powinny się z nią liczyć w najbliższej przyszłości. Jej powodem może być sprawdzenie, czy firma tworząca fundusz przelała do 31 maja na konto pierwszą transzę środków. PIP sprawdzi również, czy zgodnie z ustawą i sporządzonym regulaminem firma dofinansowała lub dofinansuje wypoczynek pracowników.
Brak uzgodnień ze związkami zawodowymi albo reprezentantem załogi
Zasadą jest, że projekt regulaminu funduszu powinien być uzgodniony z działającymi w firmie związkami zawodowymi na zasadach przewidzianych w art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. W myśl pierwszego z przywołanych przepisów ustawy o związkach zawodowych zasady wykorzystania ZFŚS, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Natomiast drugi z przepisów dotyczy sytuacji, jeśli w danej firmie działa kilka organizacji związkowych. Stanowi on, że jeżeli organizacje te albo organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie regulaminu
ZFŚS w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W tym miejscu rodzi się pytanie – a co w sytuacji gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe? Otóż, w takim przypadku treść regulaminu należy uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Fakt wyboru reprezentanta załogi powinien wynikać z dokumentu pisemnego, np. protokołu lub notatki służbowej.
Jeżeli więc w firmie nie działają związki zawodowe a pracodawca samodzielnie opracował i ogłosił jako obowiązujący regulamin ZFŚS, postępowanie to jest nieprawidłowe i będzie zakwestionowane w razie kontroli PIP.
W takiej sytuacji pracodawca powinien bowiem doprowadzić do wyboru przez załogę jej reprezentanta i z nim uzgodnić treść regulaminu, a dopiero później wprowadzić ten regulamin w życie poprzez ogłoszenie treści w przyjęty w firmie sposób.
Zapisy sprzeczne z ustawą
Jeśli pracodawca lub osoba przez niego wskazana do wykonywania przepisów ustawy o funduszu socjalnym, tego nie czyni albo podejmuje działania niezgodne z tymi przepisami, podlega karze grzywny. Zauważmy, że mowa jest tu o obowiązku przestrzegania przepisów ustawy o funduszu socjalnym, a nie przepisów regulaminu ZFŚS. Pracodawca nie uniknie więc odpowiedzialności również wówczas, jeśli będzie wydatkować środki ZFŚS zgodnie z regulaminem, ale niezgodnie z ustawą. Fakt, że regulamin zawierający zapisy niezgodne z ustawą został uzgodniony ze związkami zawodowymi albo przedstawicielem załogi, nie ma tu żadnego znaczenia. Dlatego też w interesie pracodawców, jest dopilnowanie, aby w regulaminie ZFŚS nie znalazły się zapisy niezgodne z ustawą o funduszu socjalnym.
Jeżeli środki ZFŚS zostaną wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy, związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o ich zwrot.
Podstawa prawna:
- art. 8 ust. 2, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592).
- art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).
Andrzej Wilczyński, specjalista w zakresie wynagrodzeń
Zobacz także:
