PIT-11 można przesyłać pracownikom elektronicznie

Autor: Sławomir Liżewski
Data: 12-02-2016 r.

W terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym pracodawca, który nie dokonuje rocznego rozliczenia podatku pracownika w zeznaniu PIT-40, ma obowiązek przesłać pracownikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu imienną informację PIT-11. Przepis ten nie określa zasad i formy przekazywania tych informacji, ani nie precyzuje dodatkowych warunków prawnej skuteczności ich przesłania.

Jeśli pracodawca chce zaoszczędzić i przesłać PIT-11 swoim pracownikom elektronicznie, musi pamiętać o opatrzeniu ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Pozwoli to na zweryfikowanie, czy PIT-11 sporządziła upoważniona osoba. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi (interpretacja indywidualna z 12 stycznia 2016 r., sygn. IPTPB3/4511-225/15-5/GG), a także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu. Zdaniem sądu nie ma przeszkód, aby uznać za prawidłowe przekazanie informacji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wymagany wzór deklaracji (wyrok z 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10). Takie same zasady przesyłania dotyczą też innych informacji podatkowych, np. PIT-8C.

Elektroniczny PIT-11 krok po kroku

Spółka zatrudnia pracowników, którym wystawia informacje PIT-11. Dokumenty te tej pory drukowała i wysyłała pracownikom (także byłym) w formie papierowej. Obecnie spółka rozważa sporządzanie PIT-11 w formie elektronicznej (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich pracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. Chcąc otrzymywać informację w ten sposób, każdy z pracowników będzie musiał złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym:

  • wyrazi zgodę na otrzymywanie PIT-11 na wskazany adres swojej skrzynki poczty elektronicznej,
  • zobowiąże się do informowania spółki o zmianach adresu poczty elektronicznej, na który chciałaby otrzymywać PIT-11, a także o przypadku gdy nie otrzyma drogę elektroniczną w terminie swojego PIT-11.

Pracodawca zamieści adresy poczty elektronicznej pracowników w swojej bazie adresów, a także zarejestruje fakt wysłania PIT-11 na konkretny adres poczty elektronicznej oraz datę i godzinę wysyłki. W przypadku niedostarczenia PIT-11 w ten sposób pracodawca otrzyma automatyczną informację zwrotną o zaistnieniu takiej sytuacji. Takie dostarczenie informacji PIT-11 pracownikom jest skuteczne i zgodne z prawem.

Sławomir Liżewski, specjalista w zakresie podatków

Tagi: pit 11

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 38573 )
Array ( [docId] => 38573 )

Array ( [docId] => 38573 )