Jak według GIODO chronić dane osobowe pracowników na liście płac

Data: 17-04-2015 r.

Do największych nieprawidłowości pod kątem prawidłowej ochrony danych osobowych dochodzi w rozliczaniu płac na zbiorczej liście płac. Zwykle pracownik odpowiedzialny za jej sporządzenie przedstawia ją poszczególnym zatrudniony do podpisu i potwierdzenia odbioru poborów. Tymczasem na dokumencie figuruje wiele informacji na temat innych pracowników, w tym wartość ich zarobków.

GIODO zakwestionował takie postępowanie pracodawców.Stwierdził, że „umożliwianie wglądu pracownikom do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych pracowników stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych”. Dlatego firmy robią listę płac w tzw. paskach lub odcinkach, udostępniając pojedynczej osobie do parafowania tylko dedykowany jej pasek czy odcinek. Takie rozwiązanie, choć utrudniające rachubę płac, jest konieczne i minimalizuję groźbę kar ze strony GIODO czy inspektora pracy za zdradzanie „wrażliwych” informacji na temat zatrudnionego.

Przykład:

Spółka, zatrudniająca ponad 200 pracowników, przykłada szczególną uwagę do ochrony danych osobowych personelu. W polityce płacowej wdrożyła sprawny system elektronicznej listy płac, zaprzestając robienia jej na papierze. To, czy takie rozwiązanie jest poprawne, zależy od tego, jaką formę prawną obrała pytająca spółka. Jeśli prowadzi księgi rachunkowe, podlegając pod ustawę o rachunkowości, ma prawo po zakończeniu roku sprawozdawczego gromadzić listy płac wyłącznie w formie elektronicznej. Cytowany akt prawny obejmuje m.in. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro.

Jednak nie pozwala on wyłącznie na sporządzanie elektronicznych list płac. Według powołanego przepisu po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego wolno ją przenieść na informatyczny nośnik danych, pozwalający zachować w trwałej postaci zawartość dowodu księgowego. Warunkiem stosowania tej metody jest posiadanie urządzeń zapewniających odtworzenie listy płac w formie wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Oznacza to jednak, że listy płac należy robić w trakcie roku na papierze, a dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok można je archiwizować wyłącznie elektronicznie.

Pozostali pracodawcy muszą sporządzać i gromadzić listy płac w formie papierowej. Owszem mogą obok robić dokumentację elektroniczną, jeśli taka jest ich wola.

Renata Majewska, specjalista w zakresie wynagrodzeń

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 36975 )
Array ( [docId] => 36975 )

Array ( [docId] => 36975 )