4 sposoby na założenie kartoteki ubezpieczonego w programie Płatnik

Dane ubezpieczonych można wprowadzić do Rejestru na kilka sposobów:

1. manualnie (wprowadzając je przy pomocy klawiatury),

2. poprzez import dokumentów,

3. wykonując zasilenie inicjalne,

4. poprzez aktualizację danych płatnika (ta opcja możliwa jest, gdy płatnik pracuje w ramach drugiego etapu wdrażania zmian w programie Płatnik, tzn. gdy pobiera dane z konta płatnika i kont ubezpieczonych w ZUS).

Manualne tworzenie kartoteki ubezpieczonego stosuje się najczęściej w następujących sytuacjach:

• zatrudniono nową osobę i użytkownik chce przygotować dla niej dokumenty ubezpieczeniowe,

• podczas wykonywania zasilenia inicjalnego lub importu dokumentów dla ubezpieczonego nie założono kartoteki,

• dotychczas płatnik sporządzał dokumenty papierowe, nie posiada plików KEDU i nie możne wykonać zasilenia inicjalnego.

W trakcie wczytywania dokumentów z plików KEDU dane identyfikacyjne wszystkich osób ubezpieczonych są sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych danego płatnika. Jeżeli w importowanym pliku KEDU znajdują się dokumenty ubezpieczeniowe za osoby, które nie figurują w Rejestrze ubezpieczonych, to dla tych osób utworzone zostaną nowe kartoteki. Kartoteki zostaną założone dla ubezpieczonych, dla których jest podany numer PESEL lub numer paszportu dla obcokrajowców.

Po zakończeniu wczytywania dokumentów użytkownik jest informowany o przebiegu procesu, a także o liczbie ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych (tj. o liczbie osób, dla których utworzono kartoteki ubezpieczonych) oraz odrzuconych z powodu braku minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL bądź numeru PESEL z niepoprawną sumą kontrolną. W trakcie importu nie zostaną również założone kartoteki dla ubezpieczonych, których numer PESEL jest identyczny z numerem innej osoby, która posiada już kartotekę w Rejestrze ubezpieczonych.

Zasilenie inicjalne kartotek powinno być wykonane tylko w sytuacji, gdy użytkownik nie korzystał z programu Płatnik w wersji 5.01.001, 6.01.001, 6.02.001, 6.03.001, 6.04.001, 7.01.001 lub 8.01.001 bądź nie zrobił tego podczas pracy z tymi wersjami programu.

Jeżeli płatnik składek pracuje już w drugim etapie wdrażania zmian programu Płatnik (czyli pobiera dane płatnika i dane ubezpieczonych z ZUS), to w przypadku gdy ubezpieczonego zgłosił do ZUS, ale w Rejestrze ubezpieczonych nie ma kartoteki tego ubezpieczonego, w wyniku pobierania danych z ZUS dla tego ubezpieczonego zostanie założona kartoteka ubezpieczonego. Kartoteka będzie zawierała dane, które zapisane są na koncie ubezpieczonego w ZUS.