Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

Data: 09-07-2015 r.

Powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania podróży służbowych nie wiążą bezpośrednio wszystkich pracodawców. Jeśli więc pracodawca nie należy do sfery budżetowej, może wprowadzić w tym zakresie własne regulacje, np. w regulaminie wynagradzania. Trzeba jedynie wówczas stosować ograniczenia odnośnie do minimalnej wysokości diet oraz pamiętać, że z zasady pracownik nie powinien ponosić kosztów pracy.

Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem. Jakie zapisy dotyczące zwrotu kosztów za dodatkowe (inne niż koszty noclegu czy przejazdów) wydatki w delegacji warto umieścić w regulaminie wynagradzania?

Inne (dodatkowe) wydatki w delegacji – przydatne zapisy w regulaminie wynagradzania 

 

Pracownikowi przysługuje zwrot innych (dodatkowych) udokumentowanych wydatków ściśle powiązanych z podróżą służbową, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przykładem są tu:

  • opłata za wizę,
  • opłacenie przez pracownika lecącego na targi handlowe samolotem przewozu torby z ulotkami reklamowymi pracodawcy. 

Uzgodnienie wydatku przed faktem

Warto, aby regulamin wynagradzania wyraźnie wskazywał na konieczność uzgodnienia z pracodawcą (bezpośrednim przełożonym) każdego wydatku w ramach krajowej czy zagranicznej podróży służbowej jeszcze przed jego poniesieniem. Gdy zaś będzie to obiektywnie niemożliwe, powinien nakładać na pracownika konieczność uzasadnienia, dlaczego wydatek został poniesiony. 

Odpowiedni zapis w tym zakresie może pojawić się nie tylko w regulaminie obowiązującym u prywatnego pracodawcy, ale także w zakładach pracy ze sfery budżetowej. 

Warunkowy zwrot kosztów

Można ustalić w regulaminie, że w przypadku nieuzgodnionych z pracodawcą wcześniej dodatkowych wydatków pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, jeżeli:

  • bez poniesienia danego wydatku zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane, a
  • poniesiona kwota nie była nadmierna.

Dotyczy to zarówno pracodawców z sektora prywatnego, jak i „budżetówki”. 

Przykładowy katalog „innych wydatków” zawierają same przepisy

Bardzo duże znaczenia ma wprowadzenie do powszechnych przepisów obowiązujących od początku marca 2013 roku przykładowego katalogu „innych wydatków” ponoszonych podczas delegacji, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Obejmują one:

  • opłaty za bagaż,
  • przejazd drogami płatnymi i autostradami,
  • postój w strefie płatnego parkowania,
  • miejsca parkingowe oraz
  • inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. 

Wymienienie tutaj m.in. opłat za parkowanie czy przejazd płatnymi autostradami wyraźnie umieszcza te koszty wśród innych wydatków, nie wiąże ich zaś z kosztami podróży. Oznacza to, że nie mogą być nadal traktowane jako część składowa ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu („kilometrówki”). A takie opinie od kilku lat wyrażane są przez sądy administracyjne oraz Ministerstwo Finansów, co skutkowało odmową możliwości wliczenia tych opłat w koszty uzyskania przychodu ponad kwotę „kilometrówki”. 

Marek Rotkiewicz, prawnik, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • Buszan Suchecka Orłowski Adwokat Radcowie Prawni Sp.p.

    ul. Armii Krajowej 22/2, 81-849 Sopot

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • KANCELARIA ADWOKACKA Adwokat Michał Gajda

    ul. Księcia Bogusława X 1/3, 70-440 Szczecin

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 37470 )
Array ( [docId] => 37470 )

Array ( [docId] => 37470 )