Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

Data: 09-07-2015 r.

Powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania podróży służbowych nie wiążą bezpośrednio wszystkich pracodawców. Jeśli więc pracodawca nie należy do sfery budżetowej, może wprowadzić w tym zakresie własne regulacje, np. w regulaminie wynagradzania. Trzeba jedynie wówczas stosować ograniczenia odnośnie do minimalnej wysokości diet oraz pamiętać, że z zasady pracownik nie powinien ponosić kosztów pracy.

Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem. Jakie zapisy dotyczące zwrotu kosztów za dodatkowe (inne niż koszty noclegu czy przejazdów) wydatki w delegacji warto umieścić w regulaminie wynagradzania?

Inne (dodatkowe) wydatki w delegacji – przydatne zapisy w regulaminie wynagradzania 

Pracownikowi przysługuje zwrot innych (dodatkowych) udokumentowanych wydatków ściśle powiązanych z podróżą służbową, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przykładem są tu:

  • opłata za wizę,
  • opłacenie przez pracownika lecącego na targi handlowe samolotem przewozu torby z ulotkami reklamowymi pracodawcy. 

Uzgodnienie wydatku przed faktem

Warto, aby regulamin wynagradzania wyraźnie wskazywał na konieczność uzgodnienia z pracodawcą (bezpośrednim przełożonym) każdego wydatku w ramach krajowej czy zagranicznej podróży służbowej jeszcze przed jego poniesieniem. Gdy zaś będzie to obiektywnie niemożliwe, powinien nakładać na pracownika konieczność uzasadnienia, dlaczego wydatek został poniesiony. 

Odpowiedni zapis w tym zakresie może pojawić się nie tylko w regulaminie obowiązującym u prywatnego pracodawcy, ale także w zakładach pracy ze sfery budżetowej. 

Warunkowy zwrot kosztów

Można ustalić w regulaminie, że w przypadku nieuzgodnionych z pracodawcą wcześniej dodatkowych wydatków pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, jeżeli:

  • bez poniesienia danego wydatku zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane, a
  • poniesiona kwota nie była nadmierna.

Dotyczy to zarówno pracodawców z sektora prywatnego, jak i „budżetówki”. 

Przykładowy katalog „innych wydatków” zawierają same przepisy

Bardzo duże znaczenia ma wprowadzenie do powszechnych przepisów obowiązujących od początku marca 2013 roku przykładowego katalogu „innych wydatków” ponoszonych podczas delegacji, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Obejmują one:

  • opłaty za bagaż,
  • przejazd drogami płatnymi i autostradami,
  • postój w strefie płatnego parkowania,
  • miejsca parkingowe oraz
  • inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. 

Wymienienie tutaj m.in. opłat za parkowanie czy przejazd płatnymi autostradami wyraźnie umieszcza te koszty wśród innych wydatków, nie wiąże ich zaś z kosztami podróży. Oznacza to, że nie mogą być nadal traktowane jako część składowa ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu („kilometrówki”). A takie opinie od kilku lat wyrażane są przez sądy administracyjne oraz Ministerstwo Finansów, co skutkowało odmową możliwości wliczenia tych opłat w koszty uzyskania przychodu ponad kwotę „kilometrówki”. 

Marek Rotkiewicz, prawnik, specjalista prawa pracy

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych – 11 odpowiedzi na pytania

pobierz

Okres zasiłkowy

pobierz

Jak rozliczać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2017 roku

pobierz

Dokumenty ubezpieczeniowe – 8 odpowiedzi na pytania

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

Array ( [docId] => 37470 )
Array ( [docId] => 37470 )

Array ( [docId] => 37470 )