Regulamin wynagradzania powinien uwzględniać zmianę wysokości diety

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem. Wśród nich są diety żywieniowe za każdą dobę podróży, jeżeli pracodawca nie zapewnił pracownikowi bezpłatnego wyżywienia. Pracodawca spoza budżetówki może ustanowić własne zasady i sposób rozliczania podróży pracowniczych, a także wysokość poszczególnych świadczeń, poprzez wprowadzenie ich do regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy czy też bezpośrednio do umów o pracę, jeśli nie ma obowiązku tworzenia takiego regulaminu, a pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy.

Ustawodawca dał pracodawcom, którzy nie podlegają przepisom rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pewną swobodę w kształtowaniu problematyki podróży służbowych. Jednak nie zapomniał o wprowadzeniu jednego ograniczenia. Dotyczy ono minimalnej wysokości diety za dobę podróży krajowej i zagranicznej. Do końca lutego 2013 r. dieta krajowa wynosiła 23 zł i żaden pracownik nie mógł dostać mniej. Pracodawcy prywatni mogli (i nadal mogą) przewidzieć dla pracowników kwotę wyższą.

Przykład: regulamin wynagradzania przewiduje diety krajowe na poziomie 27 zł za dobę podróży. Podane 27 zł to od 1 marca za niska wysokość diety. Pracodawca powinien więc uaktualnić treść regulaminu wynagradzania, zmieniając go w normalnym trybie, czyli po wprowadzeniu podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Zmodyfikowany regulamin zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia zawiadomienia podwładnych.

W przypadku firm, które ujęły kwestię podróży służbowych w umowach o pracę, w tym ustaliły pojedynczą dietę niższą niż 30 zł, po podwyżce minimalnej stawki, powinni podpisać z pracownikami porozumienie zmieniające tj. podwyższyć to świadczenie w aneksie do umowy, przynajmniej do tego pułapu. Jest to korzystna dla pracownika zmiana, więc zwykle nie wymaga się dokonywania wypowiedzenia zmieniającego.

Podstawa prawna:

• art. 77[5] § 3, § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
• § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Andrzej Wilczyński, specjalista w zakresie wynagrodzeń

• Śniadanie w cenie noclegu podróży służbowej obniża dietę
• Pracownik zapłaci składki ZUS od diety ponad limit
• Diety za podróże służbowe w 2013 r.